Assessing the Financial Stability of
Vendor Organizations
Rimang Aldino Sandy
(682010003); Jerry Wicaksono (682010004); Immanuel Bagus Prasetya (682010017);
Robert Budiman (682010048); Heru Setiawan (682010088)
I.
PENDAHULUAN
· LATAR
BELAKANG
Di era modern
yang selalu berkembang seperti saat ini, teknologi memiliki peran yang penting
untuk mendukung kinerja dan proses bisnis yang dilakukan oleh perusahaan. Saat
ini, sudah banyak perusahaan yang mulai beralih dari proses kerja manual menjadi
proses kerja yang terkomputerisasi dan terintegrasi untuk melakukan proses
bisnis di perusahaan, khususnya perusahaan-perusahaan yang memiliki scope yang luas. Berbagai macam
teknologi baru selalu bermunculan dan berkembang, baik berupa device maupun sistem yang memiliki tujuan
serta manfaat yang berbeda-beda bagi perusahaan. Namun, tidak semua perusahaan
mampu untuk menggunakan maupun mengembangkan teknologi yang ada untuk mendukung
proses bisnis perusahaan dan meningkatkan kinerja perusahaan mereka sendiri.
Oleh sebab itu,
diperlukan pihak ketiga (outsource) di
luar perusahaan yang berkompeten dan mampu untuk mengembangkan teknologi bagi
perusahaan tersebut, demi mendukung proses bisnis dan meningkatkan kinerja yang
dilakukan perusahaan. Pihak ketiga tersebut disebut dengan vendor. Terdapat berbagai macam vendor
yang menyediakan layanan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Namun, tidak semua vendor mampu menyediakan layanan yang
baik dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan, sehingga perusahaan perlu lebih
selektif dalam memilih vendor dengan
kriteria-kriteria tertentu yang ditentukan oleh perusahaan.
· TUJUAN
- Untuk
membantu perusahaan mengembangkan maupun memperbaiki sistem yang ada.
- Mengurangi berbagai biaya tetap dan
biaya selama proyek berjalan (fixed and recurrent cost), seperti biaya
mempersiapkan perangkat keras atau perangkat lunak untuk membangun sistem.
· MANFAAT
- Memberikan kesempatan bagi
perusahaan untuk lebih memfokuskan diri pada kegiatan bisnis utamanya (core
business), seperti melayani pelanggan, pemasaran, pembuatan desain produk baru,
dan sebagainya.
- Memperbaiki proses bisnis internal
yang ternyata tidak sesuai dengan yang seharusnya. Hal ini mungkin dapat
diketahui saat akan mengadaptasi system. Dari sinilah organisasi dapat menilai
prosedur-prosedur yang ada, menggantinya dengan mengadaptasi prosedur-prosedur
yang baru.
II.
TINJAUAN PUSTAKA
Outsource adalah sistem yang dibuat
atau dibeli dari vendor (Laudon ,2002 : 438). Yang dimaksud dengan vendor
adalah individu atau kelompok yang menjual produk-produk atau jasa layanan IT
kepada organisasi yang membutuhkan jasa atau produknya. Vendor sendiri dapat
dipisahkan atas 2 (dua) bagian, yaitu vendor yang membuat produk dan layanannya
sendiri disebut kontraktor, dan vendor yang hanya menjual produk dan jasa IT
dari perusahaan lainnya (reseller) disebut sebagai vendor saja (Administration
for Children and Families [b], 2005).
III.
PEMBAHASAN
· Outsourcing & Vendor
Outsource
adalah sistem yang dibuat atau dibeli dari vendor (Laudon ,2002 : 438). Yang
dimaksud dengan vendor adalah individu atau kelompok yang menjual produk-produk
atau jasa layanan IT kepada organisasi yang membutuhkan jasa atau produknya.
Vendor sendiri dapat dipisahkan atas 2 (dua) bagian, yaitu vendor yang membuat
produk dan layanannya sendiri disebut kontraktor, dan vendor yang hanya menjual
produk dan jasa IT dari perusahaan lainnya (reseller) disebut sebagai vendor
saja (Administration for Children and Families [b], 2005).
Saat ini
banyak perusahaan besar yang lebih memilih untuk membeli paket-paket sistem
dari vendor pembuat perangkat lunak (software house) daripada harus membuat
sendiri sistem yang dibutuhkan. Hal ini umumnya dilatarbelakangi oleh keinginan
perusahaan untuk mendapatkan manfaat dari sisi biaya (cost beneficial). Selain
itu kurangnya SDM yang ahli dalam bidang sistem informasi juga menjadi salah
satu alasan mengapa perusahaan lebih memilih untuk membeli sistem yang
dibutuhkan.
Ada
beberapa alasan mengapa banyak organisasi yang beralih memilih sistem outsource
adalah:
o Mengurangi berbagai biaya tetap dan
biaya selama proyek berjalan (fixed and recurrent cost), seperti biaya
mempersiapkan perangkat keras atau perangkat lunak untuk membangun sistem.
o Memberikan kesempatan bagi
perusahaan untuk lebih memfokuskan diri pada kegiatan bisnis utamanya (core
business), seperti melayani pelanggan, pemasaran, pembuatan desain produk baru,
dan sebagainya.
o Memperbaiki proses bisnis internal
yang ternyata tidak sesuai dengan yang seharusnya. Hal ini mungkin dapat
diketahui saat akan mengadaptasi system. Dari sinilah organisasi dapat menilai
prosedur-prosedur yang ada, menggantinya dengan mengadaptasi prosedur-prosedur
yang baru.
· Peran
Vendor Kaitannya dengan Sistem
Informasi di Suatu Organisasi
o Administrative Expert
Tugas dari Adminstrative Expert adalah menyediakan
pelayanan yang terbaik melalui sistem yang efektif, tepat waktu dan akurat dalam
setiap proses bisnis yang terjadi dalam perusahaan, termasuk pembayaran gaji
karyawan, pencatatan jumlah karyawan yang dimiliki, dan lain sebagainya.
o Consultant
Vendor harus mampu menjadi
konsultan bagi perusahaan, saat perusahaan hendak membangun sebuah sistem dalam
perusahaan. Perusahaan harus membicarakan kebutuhan perusahaan kepada vendor,
agar vendor dapat membangun sistem sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Namun, vendor
tidak harus menuruti atau memenuhi semua permintaan atau keinginan perusahaan
dalam membangun sistem, hanya karena perusahaan membayar mereka. Vendor harus
memberikan masukan atau saran yang baik dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan,
agar sistem yang hendak diterpakan nantinya sesuai dengan kondisi perusahaan.
o Competency expert
Untuk
mengetahui kompetensi tenaga kerja yang diperlukan oleh oleh pengguna, vendor
harus membicarakan hal tersebut dengan perusahaan pengguna sebab perusahaan
penggunalah yang mengetahui kriteria pekerjaan yang dibutuhkan. Jika tidak ada
pembicaraan yang baik antara vendor dan perusahaan pengguna maka akan timbul
permasalahan kesalahpahaman. Perusahaan pengguna juga harus mengemukakan hal –
hal yang diinginkannya secara jelas dan detail bahkan terhadap yang sensitif
sekalipun.
o Culture Builder
Vendor
harus mengetahui kultur dari perusahaan pengguna. Vendor harus paham dengan
proses bisnis, sistem dan cara kerja pegawai atau budaya kerja yang ada dalam
perusahaan tersebut, agar vendor bisa membuat sistem yang sesuai dengan kondisi
perusahaan.
o System Procedure Expert
Dalam hal ini vendor
memberikan rincian – rincian hal – hal yang akan dimasukkan dalam perjanjian
sehingga perselisihan dikemudian hari bisa dihindari. Banyak hal yang perlu
dicantumkan dalam service agreement yang memerlukan pembahasan rinci misalnya
jenis pekerjaan yang harus dilakukan, pembayaran uang makan, lembur dan lain –
lain. Pembahasan hal – hal tersebut memerlukan keahlian yang mengerti masalah
tersebut. Rincian tentang hal – hal tersebut tercantum dalam lampiran di
perjanjian kerja bersama.
· Kriteria
Memilih Vendor
o Harga dan
Kualitas
Harga dan
kualitas yang vendor tawarkan harus dipertimbangkan dengan baik sebab belum
tentu harga yang murah mempunyai kualitas yang baik.
o Jangka waktu
pembayaran
Jangka waktu
pembayaran ini sangat berpengaruh dalam presentasi management fee yang
dibayarkan ke vendor. Perusahaan yang melakukan pembayaran di muka biasanya
akan mendapatkan management fee yang lebih kecil.
o Kapasitas
pelayanan
Kapasitas
pelayanan menentukan harga. Semakin tinggi pelayanan yang diminta kepada vendor
semakin tinggi pula harganya.
o Variasi
produk
Ada vendor
yang menyediakan pekerja untuk semua jenis pekerjaan tapi ada juga yang
berspesialisasi pada jenis pekerjaan tertentu misalnya call center, collection
atau marketing saja.
o Klien dan
Mitranya
Melihat
siapakah klien/mitra dari vendor tersebut. Klien adalah perusahaan yang
menggunakan jasa vendor tersebut. Jika klien dari vendor ini adalah perusahaan
yang bonafid kemungkinanan vendor tersebut juga bagus. Mitra adalah pengelola
vendor tersebut apakah mempunyai kompetensi di bidang outsource atau hanya
sekedar mempunyai uang banyak tetapi tidak memahami bisnis outsource.
IV.
PUSTAKA
PAPER AUDIT DAN
ANALISIS SIA
Assessing
the Financial Stability
of
Vendor Organizations
DISUSUN OLEH:
Nelly Fela Sobalely (682010011)
Barbara B C Seroan (682010070)
Ray Veronica H (682010080)
Ega Yolanda Kawulusan (682010057)
Christy Susanti (68201027)
FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI
UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA
PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang
Tuntutan opersaingan dunia usaha yang ketata di era
globalisasi saat ini menuntut perusahaan untuk berusaha menginkatkan kinerja
usahanya melalui pengelolaan organisasi yang efektif dan efisien. Salah satu
upaya yang dilakukan adalah dengan memperkerjakan tenaga kerja seminimal
mungkin untuk dapat memberi kontribusi maksimal sesuai sasaran perusahaan.
Untuk itu perusahaan berupaya fokus menangani pekerjaan yang menjadi bisnis
inti (core business), sedangkan pekerjaan penunjang diserahkan kepada pihak
lain atau Outsourcing.
Bagi sebagian industri, Supplier ataupun Vendor
hanyalah perusahaan penyuplai produk ataupun jasa yang berada diluar organisasi
yang perannya terkadang kurang diperhitungkan. Tetapi dengan semakin ketatnya
kompetisi global, maka peran supplier ataupun vendor adalah hal yang begitu
esensial bagi kesuksesan organisasi. Dalam era standarisasi sekarang, menuntut
Vendor untuk selalu lebih baik tidaklah cukup. Super Vendor yaitu vendor yang
mampu menunjukan kinerja terbaiknya tidaklah datang dengan tiba-tiba,
diperlukan suatu sistem yang komprehensif yang mampu mengukur dan mengembangkan
kinerja Vendor sehingga kinerja Vendor selalu menjadi lebih baik dan akhirnya
menjadi Super Vendor.
B.
Tujuan
·
Fokus pada kompetensi utama
·
Penghematan dan pengendalian biaya operasional
·
Memanfaatkan kompetensi vendor outsourcing
·
Perusahaan menjadi lebih ramping dan lebih gesit dalam
merespon pasar
·
Mengurangi resiko
·
Meningkatkan efisiensi dan perbaikan pada pekerjaan-pekerjaan yang
sifatnya non-core
C.
Manfaat
Dengan semakin
ketatnya kompetisi global, maka peran supplier ataupun vendor adalah hal yang
begitu esensial bagi kesuksesan organisasi.
TINJAUAN PUSTAKA
Defenisi
Outsourcing
Outsourcing
terbagi atas dua suku kata: out dan sourcing. Sourcing berarti mengalihkan
kerja, tanggung jawab dan keputusan kepada orang lain. Outsourcing dalam bahasa
Indonesia berarti alih daya. Dalam dunia bisnis, outsourcing atau alih daya
dapat diartikan sebagai penyerahan sebagian pelaksanaan pekerjaan yang sifatnya
non-core atau penunjang oleh suatu perusahaan kepada perusahaan lain melalui
perjanjian pemborongan pekerjaan atau penyediaan jasa pekerja/buruh.
Beberapa
definsi Outsourcing yang telah dikembangkan oleh para ahli:
1.
Outsourcing adalah tindakan memindahkan beberapa
aktivitas rutin internal perusahan, termasuk dalam hal pengambilan keputusan
kepada pihak lain yang diatur oleh kontrak perjanjian (Maurice F.Greaver
II,1999)
2.
Outsourcing adalah pemindahan tanggung jawab manajemen
kepada pihak ketiga secara berkesinambungan di dalam menyediakan layanan yang
diatur oleh perjanjian (Sheeveport
Management Consultancy)
3.
Outsourcing adalah tindakan kontak dengan pihak lain
(di luar perusahaan) terhadap fungsi, tugas atau layanan organisasi dalam
rangka mengurangi beban proses, memperoleh keahlian teknis maupun penghematan
biaya (Eugene Garaventa, Thomas Tellefsen, 2001)
Dari ketiga defenisi tersebut dapat disimpulkan bahwa
Outsourcing adalah pendelegasian operasi atau pekerjaan yang bukan inti
(non-care) yang semula dilakukan secara internal kepada pihak eksternal yang
memiliki spesialisasi untuk melakukan operasi tersebut. Keputusan bisnis
Outsourcing dilakukan pada umumnya untuk menekan biaya atau untuk meningkatkan
fokud pada kompetensi inti.
Defenisi vendor
Vendor
adalah pihak ketiga yang menjadi produsen material – material perusahaan.
Jenis
Vendor:
A. Fix Vendor
Fix vendor adalah vendor yang sering kita bertransaksi di sana, kita masukkan
ke dalam setting vendor tetap. Biasanya menyangkut barang2 atau jasa yang
penting dan vital.
Misal Vendor barang2 penting bagi kelangsungan proses produksi kita. Tidak akan
mungkin beli di Vendor yang tidak kita masukkan kedalam list of vendor
perusahaan.
B. One Time Vendor
One time vendor adalah vendor yang sekali – sekali aja kita menggunakan jasa
dia, dan biasanya produk atau jasa tidak menjadi kebutuhan penting.
Misal di sistem saya dulu adalah : Vendor Jasa tambal ban.
Peranan
Vendor Kaitannya Dengan Sistem Informasi Di Suatu Organisasi
Sistem
Gudang merekap siapa saja vendor langganan kita dalam sebuah table sebagai
bahan referensi jika membutuhkan sebuah product yang dijual di vendor-vendor
tertentu.
Data detail vendor harus diketahui semua, antara
lain :
- Identitas Vendor (Nama,Alamat, telepon, kontak
person, dll)
- Spesial data (NPWP, No Rekening Bank),
Data ini akan nantinya menjadi dasar tagihan di
dalam sistem gudang.
- Data Vendor Setting di sistem (Type pembayaran,
Periode pembayaran)
Data – data master ini merupakan setting untuk
proses transaksi misal pembayaran tagihan kepada kita.
Setelah
kita menerima barang dari vendor, kita akan menerima invoice dari vendor.
Invoice ini kita periksa kemudian kita masukkan ke dalam aplikasi software
kita.
Narasi
untuk penerimaan invoice vendor adalah:
1) Penerimaan invoice dari vendor
Bagian keuangan atau finance menerima invoice dari
vendor terkait barang yang telah dikirimkan. Bagian finance akan mengecek
melalui software apakah penerimaan barang sesuai dengan purchase order dan juga
invoicenya sesuai dengan barang yang telah diterima.
2)
Mengesahkan
invoice_vendor yang tercreate otomatis saat receive order
3)
Setelah dicek
dengan benar maka invoice kemudian dimasukkan ke dalam software.
Saat memasukkan invoice, software akan memilih
purchase_order kemudian memilih receive_order mana saja yang tercakup dalam
invoice ini. Setelah dipilih maka receive_order ditandai supaya tidak sipilih
lagi, tanda itu berupa isi dari iv_id.
Kemudian ubah statusnya menjadi kirim supaya disahkan
oleh manager finance.
Tabel
yang terlibat dalam entry invoice vendor ini adalah:
-
invoice_vendor dengan primary key iv_id
-
invoice_vendor_item
4) Pengesahan invoice_vendor
Manager
finance kemudian mengesahkan invoice_vendor ini.
Data
akuntansi yang terupdate adalah:
-
persediaan (debit)
-
ap (credit)
Data
tabel yang terupdate juga adalah
total_ap dari vendor tersebut.
Kriteria
Yang Layak Dari Suatu Vendor
1) Pemain Lama
Vendor outsourcing dengan tingkat pengalaman yang tinggi (lebih dari 10 tahun), biasanya memiliki jumlah klien dan SDM yang besar. Kelebihan mereka dibandingkan pemain baru adalah pada sistem manajemen, kualitas jasa, reputasi dan kredibilitas yang telah teruji selama bertahun-tahun melayani berbagai jenis perusahaan.
Namun, sebagai pemain besar yang menguasai pasar, mereka biasanya mematok biaya yang lebih tinggi dibandingkan vendor lain. Kelemahan lain adalah kurangnya perhatian dan dedikasi terhadap klien baru. Hal ini terjadi karena besarnya beban pekerjaan yang mereka tanggung akibat banyaknya klien serta SDM yang mereka kelola.
Mereka akan lebih fokus melayani klien lama dengan SDM yang besar, dan tentunya memberikan keuntungan yang juga lebih besar dibandingkan klien baru yang masih sedikit permintaan SDM-nya.
Vendor outsourcing dengan tingkat pengalaman yang tinggi (lebih dari 10 tahun), biasanya memiliki jumlah klien dan SDM yang besar. Kelebihan mereka dibandingkan pemain baru adalah pada sistem manajemen, kualitas jasa, reputasi dan kredibilitas yang telah teruji selama bertahun-tahun melayani berbagai jenis perusahaan.
Namun, sebagai pemain besar yang menguasai pasar, mereka biasanya mematok biaya yang lebih tinggi dibandingkan vendor lain. Kelemahan lain adalah kurangnya perhatian dan dedikasi terhadap klien baru. Hal ini terjadi karena besarnya beban pekerjaan yang mereka tanggung akibat banyaknya klien serta SDM yang mereka kelola.
Mereka akan lebih fokus melayani klien lama dengan SDM yang besar, dan tentunya memberikan keuntungan yang juga lebih besar dibandingkan klien baru yang masih sedikit permintaan SDM-nya.
2) Pemain Baru
Vendor outsourcing yang baru memasuki bisnis ini
(kurang dari 10 tahun) biasanya memiliki semangat yang tinggi untuk terus
memperbaiki kinerja dan sistem manajemen mereka demi memuaskan keinginan
pelanggan. Karena jumlah klien dan SDM yang mereka kelola masih sedikit,
komunikasi, perhatian dan dedikasi mereka terhadap perusahaan akan lebih baik
daripada pemain lama. Respon terhadap permasalahan yang dihadapi perusahaan
relatif lebih cepat daripada pemain lama.
Namun, memilih pemain baru sebagai mitra kerja
perusahaan memiliki resiko yang cukup besar, terutama dari tingkat pengetahuan
serta pengalaman mereka dalam mengelola SDM dan menghadapi persoalan-persoalan
hukum ketenagakerjaan.
3)
Manajemen yang profesional
Vendor
yang memegang teguh prinsip profesionalisme adalah vendor yang menerapkan
sistem manajemen mutu dengan fokus pada kepuasan pelanggan dengan memberikan
pelayanan berkualitas, dan tepat waktu dalam memenuhi permintaan perusahaan.
Ciri-ciri
vendor yang menerapkan manajemen profesional antara lain:
a. Berbudaya korporat: transparansi, independensi, responsif,
akuntabilitas, dan kejujuran.
b. Menjaga prinsip efisiensi dan efektivitas.
c. Bekerja secara terencana/terprogram.
d. Menerima setiap umpan balik dari perusahaan, mengevaluasi dan melakukan
perbaikan.
4)
Pengalaman menangani perusahaan
besar
Perusahaan-perusahaan
besar biasanya memberikan persyaratan yang cukup sulit dipenuhi oleh sebagian
besar vendor outsourcing. Vendor outsourcing dituntut untuk memiliki sistem
manajemen yang profesional dan tingkat kinerja yang tinggi dari SDM yang
ditempatkan di perusahaan mereka.
Bila
vendor outsourcing yang anda pilih memiliki pengalaman kerjasama yang cukup
panjang dengan perusahaan-perusahaan ini, dapat dipastikan mereka cukup
profesional untuk bekerjasama dengan perusahaan anda.
SUMBER
PRESENTASI
4
AUDIT
DAN ANALISIS SIA
Assessing the Financial Stability of
Vendor Organizations
Examining Vendor Organization Contracts
Kelompok
4 :
Fieka
Amadea H 682010001
Yohanna
Amelia 682010007
Juwita
Artanti K 682010008
Sie,
Monica Elvira 682010009
Artantia
Krisnadevi 682010054
FAKULTAS
TEKNOLOGI INFORMASI
UNIVERSITAS
KRISTEN SATYA WACANA
2013
PENDAHULUAN
A. LATAR
BELAKANG
Saat ini makin banyak
perusahaan manufaktur yang menyadari pentingnya peranan vendor dalam mendukung performansi rantai suplai mereka secara
keseluruhan. Evaluasi kinerja vendor sangat
penting dilakukan secara berkala oleh perusahaan agar para vendor dengan karakteristiknya yang
berbeda- beda senantiasa termotivasi untuk selalu memberikan pelayanan yang terbaik
bagi perusahaan. Evaluasi kinerja vendor
perlu dilakukan dengan menggunakan metode yang tepat dan indikator
kinerja sesuai dengan standar perusahaan. Dengan demikian, perusahaan dapat
mengukur keseluruhan kinerja para vendor
dan memberikan masukan (feedback)
kepada para vendor untuk perbaikan di masa yang akan
datang. Evaluasi vendor diterapkan
dengan perspektif kriteria penilaian keringanan waktu pelunasan pembayaran, quality dan delivery. Kriteria tersebut dinilai belum sepenuhnya
merepresentasikan kapabilitas dan kinerja dari vendor dalam menghasilkan unit yang diinginkan. Kerangka
kriteria kinerja vendor yang
dapat merepresentasikan kinerja vendor
secara lengkap adalah terdiri dari price, ketepatan quality,
delivery dan service.
B. TUJUAN
·
Penghematan dan pengendalian biaya operasional
Salah satu
alasan utama melakukan outsourcing adalah peluang untuk mengurangi dan
mengontrol biaya operasional. Perusahaan yang mengelola SDM-nya sendiri akan
memiliki struktur pembiayaan yang lebih besar daripada perusahaan yang
menyerahkan pengelolaan SDM-nya kepada vendor outsourcing. Hal ini terjadi
karena vendor outsourcing bermain dengan “economics of scale” (ekonomi skala
besar) dalam mengelola SDM. Sama halnya dengan perusahaan manufaktur, semakin
banyak produk yang dihasilkan, semakin kecil biaya per-produk yang dikeluarkan.
Bagi vendor outsourcing, semakin banyak SDM yang dikelola, semakin kecil juga
biaya per-orang yang dikeluarkan. Selain itu, karena masalah ketenagakerjaan
adalah core-business, efisiensi dalam mengelola SDM menjadi perhatian utama
vendor outsourcing. Dengan mengalihkan masalah ketenagakerjaan kepada vendor
outsourcing, perusahaan dapat melakukan penghematan biaya dengan menghapus
anggaran untuk berbagai investasi di bidang ketenagakerjaan termasuk mengurangi
SDM yang diperlukan untuk melakukan kegiatan administrasi ketenagakerjaan. Hal
ini tentunya akan mengurangi biaya overhead perusahaan dan dana yang dihemat
dapat digunakan untuk proyek lain yang berkaitan langsung dengan peningkatan
kualitas produk/jasa. Bagi kebanyakan perusahaan, biaya SDM umumnya bersifat
tetap (fixed cost). Saat perusahaan mengalami pertumbuhan positif, hal ini
tidak akan bermasalah. Namun saat pertumbuhan negatif, hal ini akan sangat
memberatkan keuangan perusahaan. Dengan mengalihkan penyediaan dan pengelolaan
SDM yang bekerja diluar core-business perusahaan kepada vendor outsourcing,
perusahaan dapat mengendalikan biaya SDM dengan mengubah fixed cost menjadi
variable cost, dimana jumlah SDM disesuaikan dengan kebutuhan core-business
perusahaan. Pentingnya mengendalikan biaya SDM dapat kita lihat saat ini.
Krisis yang disebabkan oleh kerapuhan dan ketidakpastian ekonomi serta politik
global menyebabkan pendapatan perusahaan terus menurun. Hal ini diperparah dengan
munculnya kompetitor-kompetitor baru yang membuat persaingan pasar menjadi
tidak sehat.
Situasi ini menyebabkan perusahaan-perusahaan baik besar maupun kecil berusaha keras untuk tetap bertahan hidup dengan cara melakukan PHK besar-besaran untuk mengurangi fixed cost yang umumnya berada dikisaran 60-70% dari total biaya rutin.
Pernahkan anda melakukannya? PHK besar-besaran ini sebenarnya dapat dihindari apabila perusahaan dapat mengoptimalkan SDM-nya untuk bekerja di core-business saja dan mengalihkan SDM yang bekerja diluar core-business perusahaan kepada vendor outsourcing.
Situasi ini menyebabkan perusahaan-perusahaan baik besar maupun kecil berusaha keras untuk tetap bertahan hidup dengan cara melakukan PHK besar-besaran untuk mengurangi fixed cost yang umumnya berada dikisaran 60-70% dari total biaya rutin.
Pernahkan anda melakukannya? PHK besar-besaran ini sebenarnya dapat dihindari apabila perusahaan dapat mengoptimalkan SDM-nya untuk bekerja di core-business saja dan mengalihkan SDM yang bekerja diluar core-business perusahaan kepada vendor outsourcing.
·
Meningkatkan efisiensi dan perbaikan pada
pekerjaan-pekerjaan yang sifatnya non-core
Saat
ini banyak sekali perusahaan yang memutuskan untuk mengalihkan setidaknya satu
pekerjaan non-core mereka dengan berbagai alasan. Mereka umumnya menyadari
bahwa merekrut dan mengkontrak karyawan, menghitung dan membayar gaji, lembur
dan tunjangan-tunjangan, memberikan pelatihan, administrasi umum serta
memastikan semua proses berjalan sesuai dengan peraturan perundangan adalah
pekerjaan yang rumit, banyak membuang waktu, pikiran dan dana yang cukup besar.
Mengalihkan pekerjaan-pekerjaan ini kepada vendor outsourcing yang lebih
kompeten dengan memberikan sejumlah fee sebagai imbalan jasa terbukti lebih
efisien dan lebih murah daripada mengerjakannya sendiri.
C. MANFAAT
·
Memanfaatkan kompetensi vendor outsourcing
Karena
core-business-nya dibidang jasa penyediaan dan pengelolaan SDM, vendor
outsourcing memiliki sumber daya dan kemampuan yang lebih baik dibidang ini
dibandingkan dengan perusahaan. Kemampuan ini didapat melalui pengalaman mereka
dalam menyediakan dan mengelola SDM untuk berbagai perusahaan. Saat menjalin
kerjasama dengan vendor outsourcing yang profesional, perusahaan akan
mendapatkan keuntungan dengan memanfaatkan keahlian vendor outsourcing tersebut
untuk menyediakan dan mengelola SDM yang dibutuhkan oleh perusahaan. Untuk
perusahaan kecil, perusahaan yang baru berdiri atau perusahaan dengan HRD yang
kurang baik dari sisi jumlah maupun kemampuan, vendor outsourcing dapat
memberikan kontribusi yang besar bagi perusahaan. Karena bila tidak ditangani
dengan baik, pengelolaan SDM dapat menimbulkan masalah dan kerugian yang cukup
besar bagi perusahaan, bahkan dalam beberapa kasus mengancam eksistensi
perusahaan.
·
Mengurangi resiko
Dengan
melakukan outsourcing, perusahaan mampu mempekerjakan lebih sedikit karyawan,
dan dipilih yang intinya saja. Hal ini menjadi salah satu upaya perusahaan
untuk mengurangi resiko terhadap ketidakpastian bisnis di masa mendatang. Jika
situasi bisnis sedang bagus dan dibutuhkan lebih banyak karyawan, maka
kebutuhan ini tetap dapat dipenuhi melalui outsourcing. Sedangkan jika situasi
bisnis sedang memburuk dan harus mengurangi jumlah karyawan, perusahaan tinggal
mengurangi jumlah karyawan outsourcingnya saja, sehingga beban bulanan dan
biaya pemutusan karyawan dapat dikurangi. Resiko perselisihan dengan karyawan
bila terjadi PHK pun dapat dihindari karena secara hukum hal ini menjadi tanggung
jawab vendor outsourcing. Berbekal pengalaman yang panjang dalam melayani
berbagai jenis perusahaan, vendor outsourcing dapat meminimalisir
masalah-masalah yang mungkin timbul terkait dengan penyediaan dan pengelolaan
SDM.
TINJAUAN
PUSTAKA
Dalam Buku Kamus
Komputer dan Teknologi Informasi yang di tulis oleh Jack Febrian, kata ‘vendor’
mempunyai pengertian sebagai penyalur suatu perangkat baik hardware maupun
software. Contohnya Metro Data, merupakan vendor yang menjual software dan
hardware produksi IBM dan anak perusahaannya. Berdasarkan pengertian tersebut,
single vendor adalah penyediaan barang atau jasa yang dari hardware sampai
dengan software-nya berasal dari satu perusahaan atau merk. Sedangkan, multi
vendor adalah penyediaan barang atau jasa yang hardware dan software-nya bisa
dari berbagai macam perusahaan atau merk. Munculnya beragam vendor penyedia sarana teknologi
informasi harus dicermati secara baik oleh seorang manajer IT dalam sebuah
perusahaan. Pemilihan dan penggunaan sistem tidak dapat dipandang sebelah mata,
karena hal ini memerlukan perhatian lebih, apakah akan menggunakan sistem
single-vendor yang artinya hanya satu merk saja atau multi-vendor, dalam hal
ini mengintegrasikan berbagai merk dalam satu sistem. Saat ini vendor-vendor saling bersaing dalam
meningkatkan mutu dan teknologi. Sebagai contoh untuk memilih router sudah
tersedia dari berbagai vendor seperti Juniper Network, Cisco, Linux based
Router , Nortel, BSD-based router, dan lain-lain. Sedangkan untuk sistem
operasi tersedia windows, linux, solaris, dan BSD. Untuk itu perusahaan harus
benar-benar berhati-hati dalam memilih vendor. Semua tergantung dari kebutuhan
perusahaan itu sendiri.
PEMBAHASAN
1. Apa yang dimaksud dengan outsourcing?
·
Outsourcing
atau alih daya merupakan proses pemindahan tanggung jawab tenaga kerja dari
perusahaan induk ke perusahaan lain diluar perusahaan induk. Perusahaan diluar
perusahaan induk bisa berupa vendor, koperasi ataupun instansi lain yang diatur
dalam suatu kesepakatan tertentu. Outsourcing dalam regulasi ketenagakerjaan
bisa hanya mencakup tenaga kerja pada proses pendukung (non--core business
unit) atau secara praktek semua lini kerja bisa dialihkan sebagai unit
outsourcing.
·
Outsourcing
terbagi atas dua suku kata: out dan sourcing. Sourcing berarti mengalihkan
kerja, tanggung jawab dan keputusan kepada orang lain. Outsourcing dalam bahasa
Indonesia berarti alih daya. Dalam dunia bisnis, outsourcing atau alih daya
dapat diartikan sebagai penyerahan sebagian pelaksanaan pekerjaan yang sifatnya
non-core atau penunjang oleh suatu perusahaan kepada perusahaan lain melalui
perjanjian pemborongan pekerjaan atau penyediaan jasa pekerja/buruh.
2. Apa yang dimaksud dengan vendor?
·
Dalam
Buku Kamus Komputer dan Teknologi Informasi yang di tulis oleh Jack Febrian,
kata ‘vendor’ mempunyai pengertian sebagai penyalur suatu perangkat baik
hardware maupun software.
·
Vendor juga sebuah
lembaga, perorangan atau pihak ketiga yang menyediakan bahan, jasa, produk
untuk diolah atau dijual kembali atau dibutuhkan oleh perusahaan untuk
meningkatkan kinerja perusahaan
3. Apa saja peranan vendor kaitannya dengan
sistem informasi di suatu organisasi?
·
Administrative expert: Tugas administrative expert adalah
menyediakan pelayanan yang terbaik melalui sistem yang efektif, tepat waktu dan
akurat dalam setiap proses termasuk pembayaran karyawan, pencatatan jumlah
karyawan yag masuk dan keluar, jumlah karyawan yang dipergunakan dan lain –
lain.
·
Consultant: Perusahaan vendor juga berlaku sebagai
konsultan dalam hal tenaga kerja. Jadi vendor tidak boleh selalu menurut apa
kemauan pengguna hanya karena dibayar oleh pengguna. Sebagai konsultan vendor
justru harus memberikan saran kepada pengguna supaya hal – hal yang akan
dilakukan menjadi baik. Misalnya perusahaan pengguna menginginkan karyawan
outsource bekerja lebih dari delapan jam tapi tidak perlu membayar overtime.
Hal ini tidak mungkin dilakukan . Karena itu perusahaan vendor perlu
membicarakan masalah tersebut dengan pengguna untuk mencari solusinya. Misalnya
dengan cara shift pekerja, atau dengan pengaturan waktu masuk yang lebih
fleksibel. Disinilah peran vendor sebagai konsultan.
·
Competency expert: Untuk mengetahui kompetensi tenaga
kerja yang diperlukan oleh oleh pengguna, vendor harus membicarakan hal
tersebut dengan perusahaan pengguna sebab perusahaan penggunalah yang
mengetahui kriteria pekerjaan yang dibutuhkan. Jika tidak ada pembicaraan yang
baik antara vendor dan perusahaan pengguna maka akan timbul permasalahan
kesalahpahaman. Misalnya untuk pekerjaan di call center, vendor telah mencari
orang yang dinamis, tidak mudah stress dan komunikasinya bagus. Perusahaan
pengguna juga harus mengemukakan hal – hal yang diinginkannya secara jelas dan
detail bahkan terhadap yang sensitive sekalipun.
·
Culture Builder: Vendor harus mengetahui kultur dari
perusahaan pengguna. Misalnya perusahaan PMA memerlukan orang yang kritis,
dinamis dan speak up namun orang seperti itu mungkin tidak cocok dengan budaya
perusahaan BUMN karena bisa dianggap sombong dan arogan.
·
System Procedure Expert: Dalam hal ini vendor memberikan
rincian – rincian hal – hal yang akan dimasukkan dalam perjanjian sehingga
perselisihan dikemudian hari bisa dihindari. Banyak hal yang perlu dicantumkan
dalam service agreement yang memerlukan pembahasan rinci misalnya jenis
pekerjaan yang harus dilakukan, pembayaran uang makan, lembur dan lain – lain.
Pembahasan hal – hal tersebut memerlukan keahlian yang mengerti masalah
tersebut. Rincian tentang hal – hal tersebut tercantum dalam lampiran di
perjanjian kerja bersama
4.
Bagaimana
memilih kriteria yang layak dari suatu vendor?
·
Harga: Faktor harga memang penting untuk dipertimbangkan
namun tidak berarti perusahaan harus memilih vendor yang paling murah sebab
belum tentu yang murah tadi mempunyai kualitas yang baik.
·
Jangka waktu pembayaran: Faktor ini juga penting
diperhatikan. Tidak semua vendor harus dibayar di muka. Kalau jumlah karyawan
yang dipakai tidak terlalu banyak seharusnya jangka waktu pembayaran bisa
fleksibel, tapi kalau jumlah yang disupply cukup banyak memang harus ada
pembayaran di muka sebab resikonya sangat besar . Jangka waktu pembayaran ini
sangat berpengaruh dalam presentasi management fee yang dibayarkan ke vendor.
Perusahaan yang melakukan pembayaran di muka biasanya akan mendapatkan
management fee yang lebih kecil.
·
Kapasitas pelayanan: Kapasitas pelayanan menentukan harga. Semakin tinggi
pelayanan yang diminta kepada vendor semakin tinggi pula harganya. Misalnya
perusahaan meminta vendor menyediakan tenaga kerja untuk ditempatkan di Irian
atau Aceh, maka vendor akan meminta biaya transpor. Atau kalau tidak vendor
akan mencari karyawan tersebut dari penduduk setempat.
·
Variasi produk: Ada vendor yang menyediakan pekerja untuk semua jenis
pekerjaan tapi ada juga yang berspesialisasi pada jenis pekerjaan tertentu
misalnya call center, collection atau marketing saja.
·
Klien dan Mitranya: Yang dimaksud dengan Klien adalah perusahaan yang
menggunakan jasa vendor tadi, apakah perusahaan yang bonafid atau perusahaan
yang tidak dikenal. Kalau klien dari vendor tadi adalah perusahaan yag bonafid
kemungkinana vendor tersebut juga bagus. Sedang yang dimaksud dengan Mitra
adalah pengelola vendor tersebut apakah mempunyai kompetensi di bidang
outsource atau hanya sekedar mempunyai uang banyak tetapi tidak memahami bisnis
outsource.
·
Periode Rekrutmen dan Seleksi: Periode rekrutmen mempengaruhi
delivery. Kalau yang dibutuhkan adalah tenaga kerja dengan kualifikasi biasa
seperti data entry, lulusan D3, seharusnya bisa di-deliver dengan cepat. Namun
kalau untuk tenaga kerja yang mempunyai kualifikasi lebih tinggi seperti kredit
analis atau programmer atau manager maka diperlukan waktu yang lebih lama.
·
Metode Perekrutan: Metode rekrutmen juga mempengaruhi harga. Semakin
banyak jenis test yang dilakukan semakin tinggi pula harga yang harus dibayar
kepada vendor. Ada jenis pekerjaan dimana karyawan yang kaan bekerja disitu
harus melalui berbagai macam test, misalnya media TV. Test yang dilalui oleh
calon reporter TV bermacam – macam mulai dari test IQ, pengetahuan umum, test
kesehatan, wawancara dengan psikolog. Selain itu ada lagi syarat lainnya seperti
IP harus tinggi, wajah harus ganteng dan cantik dan lain – lain. Namun juga ada
yang memerlukan test yang sederhana saja terutama untuk low skiled workers.
- Sebutkan
tahapan-tahapan melakukan kontrak dengan vendor!
·
Evaluasi Kelayakan : evaluasi kelayakan
sangat diperlukan untuk menentukan pengambilan kebijakan sistem kerja
outsourcing, kesiapan masing-masing Kepala Depatemen untuk menerima pekerja
outsourcing menjamin qualitas kerja yang dihasilkan bisa sama dengan pekerja
dan peran HRD serta stadard sistem prosedurnya.
·
Seleksi calon vendor outsourcing
: menyeleksi vendor outsorcing perlu dilakukan dengan caea seleksi yang obyektif dan terbuka untuk
mendapatkan beberapa vendor yang
bertanggung jawab dan memberikan
produktivitas kerja yang baik.
·
Sosialisasi Peralihan Rencana Kerja Outsourcing : sosialisasi ini sangat penting karena kalau tidak
tepat sasaran, bisa menimbulkan masalah yang
serius bahkan bisa memicu pemogokan kerja . Para Karyawan lama khawatir
terancam posisinya dengan adanya pekerja outsourcing. Untuk itu sosialisasi
sebaiknya berjenjang mulai dari para Kepala Departemen dan terus turun sampai
dengan para pelaksana kerja.
·
Pelaksanaan Kerja Outsourcing
: pada tahap pelaksanaan, sebaiknya
dilakukan secara bertahap mulai dari departemen umum yaitu cleaning service dan
house keeping sambil dipantau hasilnya. Kalau berjalan baik, baru ditingkatkan
kedepartemen yang lain.
6. Bagaimana sebaiknya mengelola suatu
kontrak dengan vendor?
·
Menegosiasikan kontrak yang menyeluruh namun fleksibel sehingga
memungkinkan penyesuaian kecil ketika perubahan kebutuhan bisnis menuntut hal
itu.
·
Berhati-hatilah
terhadap hubungan membatasi atau eksklusif. Misalnya, keterbatasan dengan
vendor lain atau dengan pelanggan.
·
Selain
itu, kontrak yang memiliki hukuman berat untuk
insiden yang tampaknya kecil harus dihindari.
·
Jika
vendor meminta
kontrak jangka sangat panjang,
Anda harus meminta untuk jangka pendek dengan opsi perpanjangan. Perlu
diketahui bahwa kontrak yang saling menguntungkan membuat vendor menjadi mitra.
·
Menjaga
komunikasi terbuka dengan vendor.
7. Carilah contoh-contoh vendor sistem
informasi!
- PT
Milano
- PT
Industri
- Google
Company
PUSTAKA
AUDIT
DAN ANALISIS SIA - SK 353
Assessing the Financial Stability of
Vendor Organizations
Examining Vendor Organization Contracts
Oleh:
MARIA
DAISIHARA 682010005
FARISA
OETARI 682010006
VIRGIANO
NUGRANTA PUTRA 682010042
NENCY
NERISA 682010065
FAKULTAS
TEKNOLOGI INFORMASI
UNIVERSITAS
KRISTEN SATYA WACANA
MARET
2013
I.
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Teknologi
informasi merupakan sebuah hal yang dapat ditemui dimana saja. Penerapan
teknologi informasi di era globalisasi seperti ini memicu persaingan yang ketat
diantara perusahaan –perusahaan. Suatu perusahaan tidak mungkin menggunakan
teknologi informasi untuk status saja. Namun sudah menjadi suatu keharusan
untuk menerapkan teknologi informasi di perusahaan. Karena dengan adanya
teknologi informasi, sangat mempengaruhi kinerja dari perusahaan itu sendiri.
Pemrosesan data yang cepat, keakuratan data yang terjamin, peningkatan
efektifitas dan efisiensi, dan lain sebagainya.
Didalam
penerapan teknologi informasi, banyak perusahaan yang mengembangkan system IT
tersebut dari internal maupun eksternal. Penggunaan teknologi dari luar
perusahaan atau eksternal harus dilakukan sexara hati-hati dan dibutuhkan
perencanaan yang matang. Penggunaan Outsourcing
sebuah system atau teknologi informasi merupakan suatu hal yang sedang
berkembang di era sekarang ini. Pemakaian dan pemilihan vendor pun menjadi sesuatu yang lazim di perusahaan untuk memenuhi
kebutuhan perusahaan itu sendiri baik di bidang jasa maupun barang.
B. TUJUAN
Tujuan dari adanya Outsourcing dan Vendor adalah :
·
Membantu
perusahaan didalam mengembangkan suatu system dan teknologi informasi
·
Membantu
perusahaan didalam hal pengadaan barang dan jasa
·
Menambah
efektifitas dan efisiensi kinerja perusahaan
C. MANFAAT
Manfaat dari Outsourcing adalah :
·
Pengembangan
system yang dapat terus diperbaharui dan diperbaiki
·
Perusahaan tidak
terlalu repot untuk mengurusi pengembangan outsourcing
karena sudah ada pihak ketiga yang membantu
Manfaat adanya Vendor :
·
Perusahaan tidak
terlalu kawatir akan pengadaan barang dan jasa
·
Memiliki banyak
koneksi dengan pihak luar
·
Menjalin hubungan
yang baik dengan mitra
II.
TINJAUAN PUSTAKA
Outsourcing
terbagi atas dua suku kata: out dan sourcing. Sourcing berarti mengalihkan
kerja, tanggung jawab dan keputusan kepada orang lain. Outsourcing dalam bahasa
Indonesia berarti alih daya. Dalam dunia bisnis, outsourcing atau alih daya
dapat diartikan sebagai penyerahan sebagian pelaksanaan pekerjaan yang sifatnya
non-core atau penunjang oleh suatu perusahaan kepada perusahaan lain melalui
perjanjian pemborongan pekerjaan atau penyediaan jasa pekerja/buruh.
Pada
umumnya vendor diartikan sebagai setiap orang atau perusahaan yang menjual
barang atau jasa kepada orang lain dalam rantai produksi ekonomi. Dalam
teknologi informasi serta dalam industry lain, istilah vendor sering digunakan
atau diterapkan kepada pemasok barang dan jasa untuk perusahaan lain.
III.
PEMBAHASAN
1. Keuntungan Melakukan
Outsourcing
Beberapa keuntungan utama
yang menjadi dasar keputusan untuk melakukan outsourcing adalah:
a. Fokus pada kompetensi utama
Dengan melakukan outsourcing, perusahaan dapat fokus pada
core-business mereka. Hal ini dapat dilakukan dengan memperbaharui strategi dan
merestrukturisasi sumber daya (SDM dan keuangan) yang ada.
Perusahaan akan mendapatkan keuntungan dengan memfokuskan
sumber daya ini untuk memenuhi kebutuhan pelanggan, dengan cara mengalihkan
pekerjaan penunjang diluar core-business perusahaan kepada vendor outsourcing
dan memfokuskan sumber daya yang ada sepenuhnya pada pekerjaan strategis yang
berkaitan langsung dengan kepuasan pelanggan atau peningkatan pendapatan
perusahaan.
Jika perusahaan anda adalah perusahaan manufaktur atau jasa,
bukankah lebih baik anda fokus pada core-business anda membuat produk atau jasa
berkualitas tinggi yang dapat memuaskan keinginan pasar, daripada menghabiskan
sumber daya perusahaan yang terbatas untuk menangani persoalan ketenagakerjaan?
b. Penghematan dan pengendalian
biaya operasional
Salah satu alasan utama melakukan outsourcing adalah peluang
untuk mengurangi dan mengontrol biaya operasional. Perusahaan yang mengelola
SDM-nya sendiri akan memiliki struktur pembiayaan yang lebih besar daripada
perusahaan yang menyerahkan pengelolaan SDM-nya kepada vendor outsourcing. Hal
ini terjadi karena vendor outsourcing bermain dengan “economics of scale”
(ekonomi skala besar) dalam mengelola SDM.
Sama halnya dengan perusahaan manufaktur, semakin banyak produk
yang dihasilkan, semakin kecil biaya per-produk yang dikeluarkan. Bagi vendor
outsourcing, semakin banyak SDM yang dikelola, semakin kecil juga biaya
per-orang yang dikeluarkan.
Selain itu, karena masalah
ketenagakerjaan adalah core-business, efisiensi dalam mengelola SDM menjadi
perhatian utama vendor outsourcing.
Dengan mengalihkan masalah ketenagakerjaan kepada vendor
outsourcing, perusahaan dapat melakukan penghematan biaya dengan menghapus
anggaran untuk berbagai investasi di bidang ketenagakerjaan termasuk mengurangi
SDM yang diperlukan untuk melakukan kegiatan administrasi ketenagakerjaan. Hal
ini tentunya akan mengurangi biaya overhead perusahaan dan dana yang dihemat
dapat digunakan untuk proyek lain yang berkaitan langsung dengan peningkatan
kualitas produk/jasa.
Bagi kebanyakan perusahaan, biaya SDM umumnya bersifat tetap
(fixed cost). Saat perusahaan mengalami pertumbuhan positif, hal ini tidak akan
bermasalah. Namun saat pertumbuhan negatif, hal ini akan sangat memberatkan
keuangan perusahaan. Dengan mengalihkan penyediaan dan pengelolaan SDM yang
bekerja diluar core-business perusahaan kepada vendor outsourcing, perusahaan
dapat mengendalikan biaya SDM dengan mengubah fixed cost menjadi variable cost,
dimana jumlah SDM disesuaikan dengan kebutuhan core-business perusahaan.
Pentingnya mengendalikan
biaya SDM dapat kita lihat saat ini. Krisis yang disebabkan oleh kerapuhan dan
ketidakpastian ekonomi serta politik global menyebabkan pendapatan perusahaan
terus menurun. Hal ini diperparah dengan munculnya kompetitor-kompetitor baru
yang membuat persaingan pasar menjadi tidak sehat.
Situasi ini menyebabkan perusahaan-perusahaan baik besar maupun
kecil berusaha keras untuk tetap bertahan hidup dengan cara melakukan PHK
besar-besaran untuk mengurangi fixed cost yang umumnya berada dikisaran 60-70%
dari total biaya rutin.
PHK besar-besaran ini sebenarnya
dapat dihindari apabila perusahaan dapat mengoptimalkan SDM-nya untuk bekerja
di core-business saja dan mengalihkan SDM yang bekerja diluar core-business
perusahaan kepada vendor outsourcing.
c. Memanfaatkan kompetensi vendor
outsourcing
Karena core-business-nya dibidang jasa penyediaan dan
pengelolaan SDM, vendor outsourcing memiliki sumber daya dan kemampuan yang
lebih baik dibidang ini dibandingkan dengan perusahaan. Kemampuan ini didapat
melalui pengalaman mereka dalam menyediakan dan mengelola SDM untuk berbagai
perusahaan.
Saat menjalin kerjasama
dengan vendor outsourcing yang profesional, perusahaan akan mendapatkan
keuntungan dengan memanfaatkan keahlian vendor outsourcing tersebut untuk
menyediakan dan mengelola SDM yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Untuk perusahaan kecil, perusahaan yang baru berdiri atau
perusahaan dengan HRD yang kurang baik dari sisi jumlah maupun kemampuan,
vendor outsourcing dapat memberikan kontribusi yang besar bagi perusahaan.
Karena bila tidak ditangani dengan baik, pengelolaan SDM dapat menimbulkan
masalah dan kerugian yang cukup besar bagi perusahaan, bahkan dalam beberapa
kasus mengancam eksistensi perusahaan.
d. Perusahaan menjadi lebih
ramping dan lebih gesit dalam merespon pasar
Setiap perusahaan, baik besar maupun kecil, pasti memiliki
keterbatasan sumber daya. Dengan melakukan outsourcing, perusahaan dapat
mengalihkan sumber daya yang terbatas ini dari pekerjaan-pekerjaan yang
bersifat non-core dan tidak berpengaruh langung terhadap pendapatan dan keuntungan
perusahaan kepada pekerjaan-pekerjaan strategis core-business yang pada
akhirnya dapat meningkatkan kepuasan pelanggan, pendapatan dan keuntungan
perusahaan.
Jika dilakukan dengan baik, outsourcing dapat membuat
perusahaan menjadi lebih ramping dan lebih gesit dalam merespon kebutuhan
pasar. Kecepatan merespon pasar ini menjadi competitive advantage (keunggulan
kompetitif) perusahaan dibandingkan kompetitor. Setelah melakukan outsourcing,
beberapa perusahaan bahkan dapat mengurangi jumlah karyawan mereka secara
signifikan karena banyak dari pekerjaan rutin mereka menjadi tidak relevan
lagi.
e. Mengurangi resiko
Dengan melakukan outsourcing, perusahaan mampu mempekerjakan
lebih sedikit karyawan, dan dipilih yang intinya saja. Hal ini menjadi salah
satu upaya perusahaan untuk mengurangi resiko terhadap ketidakpastian bisnis di
masa mendatang. Jika situasi bisnis
sedang bagus dan dibutuhkan lebih banyak karyawan, maka kebutuhan ini tetap
dapat dipenuhi melalui outsourcing. Sedangkan jika situasi bisnis sedang
memburuk dan harus mengurangi jumlah karyawan, perusahaan tinggal mengurangi
jumlah karyawan outsourcingnya saja, sehingga beban bulanan dan biaya pemutusan
karyawan dapat dikurangi.
Resiko perselisihan dengan karyawan bila terjadi PHK pun dapat dihindari
karena secara hukum hal ini menjadi tanggung jawab vendor outsourcing.
Berbekal pengalaman yang
panjang dalam melayani berbagai jenis perusahaan, vendor outsourcing dapat
meminimalisir masalah-masalah yang mungkin timbul terkait dengan penyediaan dan
pengelolaan SDM.
f. Meningkatkan efisiensi dan
perbaikan pada pekerjaan-pekerjaan yang sifatnya non-core
Saat ini banyak sekali perusahaan yang memutuskan untuk
mengalihkan setidaknya satu pekerjaan non-core mereka dengan berbagai alasan.
Mereka umumnya menyadari
bahwa merekrut dan mengkontrak karyawan, menghitung dan membayar gaji, lembur
dan tunjangan-tunjangan, memberikan pelatihan, administrasi umum serta
memastikan semua proses berjalan sesuai dengan peraturan perundangan adalah
pekerjaan yang rumit, banyak membuang waktu, pikiran dan dana yang cukup besar.
Mengalihkan pekerjaan-pekerjaan ini kepada vendor outsourcing
yang lebih kompeten dengan memberikan sejumlah fee sebagai imbalan jasa
terbukti lebih efisien dan lebih murah daripada mengerjakannya sendiri.
2. .Penyebab Gagalnya Proyek
Outsourcing
a. Kurangnya komitmen, dukungan dan keterlibatan pihak manajemen dalam
pelaksanaan proyek outsourcing
Tanpa keterlibatan dari pihak manajemen dalam mencapai tujuan
jangka pendek maupun jangka panjang proyek outsourcing, proyek outsourcing akan
berjalan tanpa arahan yang jelas dan bahkan menyimpang dari strategi dan tujuan
awal perusahaan.
b.Kurangnya pengetahuan mengenai siklus outsourcing secara utuh dan
benar
Kurangnya pengetahuan akan outsourcing secara utuh dan benar
dapat mengakibatkan proyek outsourcing gagal memenuhi sasaran dan bahkan
merugikan perusahaan. Hal ini terjadi karena perusahaan gagal memilih vendor
yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
c.Kurang baiknya cara mengkomunikasikan rencana outsourcing kepada
seluruh karyawan
Komunikasi harus dilakukan secara efektif dan terarah agar
tidak muncul rumor dan resistensi dari karyawan yang dapat mengganggu kemulusan
proyek outsourcing. Resistensi ini muncul karena:
a. Kekhawatiran karyawan perusahaan akan
adanya PHK.
b. Adanya penentangan dari karyawan atau
serikat pekerja.
c. Kekhawatiran outsourcing dapat merusak
budaya yang ada.
d. Kekhawatiran akan hilangnya kendali
terhadap pekerjaan-pekerjaan yang dialihkan.
e. Kekhawatiran bahwa kinerja vendor dalam
melakukan pekerjaan yang dialihkan ternyata tidak sebaik saat dikerjakan
sendiri oleh perusahaan.
d.Terburu-buru dalam mengambil keputusan outsourcing.
Proses pengambilan
keputusan untuk outsourcing harus dilakukan dengan hati-hati, terencana dan
mempunyai metodologi yang jelas dan teratur. Jika tidak, hal ini malah
menjadikan outsourcing sebagai keputusan yang beresiko tinggi.
Misalnya jika perusahaan
tidak mengevaluasi penawaran dan kontrak secara hati-hati, akibatnya adalah
timbul perselisihan antara perusahaan dengan vendor terkait pelaksanaan
outsourcing.
e.Outsourcing dimulai tanpa visi yang jelas dan pondasi yang kuat.
Tanpa visi yang jelas dan
pondasi yang kuat, tujuan dari proyek outsourcing tidak akan tercapai karena:
a. Harapan perusahaan terhadap vendor tidak
jelas.
b. Perusahaan tidak siap menghadapi
perubahan proses.
c. Perusahaan tidak membuat patokan kinerja
sebelum pengalihan kerja ke vendor.
d. Peran dan tanggungjawab antara klien dan
vendor yang tidak jelas.
e. Tidak adanya dukungan internal.
f.
Lemahnya komunikasi atau manajemen internal.
g. Lemahnya manajemen proyek, keputusan
diserahkan sepenuhnya kepada vendor.
Siklus Outsourcing
Berikut adalah diagram
siklus outsourcing yang sebaiknya harus anda ikuti untuk menghindari kegagalan
outsourcing. Diagram ini memberikan gambaran sistemik bagaimana cara
mengembangkan rencana outsourcing, mulai dari studi kelayakan hingga evaluasi
vendor. Seiring dengan pengalaman, efektivitas dan efisiensi proses-proses yang
terjadi didalamnya harus terus dianalisis dan diperbaiki.
3.
Peranan
vendor kaitannya dengan sistem informasi di suatu organisasi
·
Administrative expert:
Tugas administrative expert adalah menyediakan pelayanan yang
terbaik melalui sistem yang efektif, tepat waktu dan akurat dalam setiap proses
termasuk pembayaran karyawan, pencatatan jumlah karyawan yag masuk dan keluar,
jumlah karyawan yang dipergunakan dan lain – lain.
·
Consultant:
Perusahaan vendor juga berlaku sebagai konsultan dalam hal
tenaga kerja. Jadi vendor tidak boleh selalu menurut apa kemauan pengguna hanya
karena dibayar oleh pengguna. Sebagai konsultan vendor justru harus memberikan
saran kepada pengguna supaya hal – hal yang akan dilakukan menjadi baik.
Misalnya perusahaan pengguna menginginkan karyawan outsource bekerja lebih dari
delapan jam tapi tidak perlu membayar overtime. Hal ini tidak mungkin dilakukan
. Karena itu perusahaan vendor perlu membicarakan masalah tersebut dengan
pengguna untuk mencari solusinya. Misalnya dengan cara shift pekerja, atau
dengan pengaturan waktu masuk yang lebih fleksibel. Disinilah peran vendor
sebagai konsultan.
·
Competency expert:
Untuk mengetahui kompetensi tenaga kerja yang diperlukan oleh
oleh pengguna, vendor harus membicarakan hal tersebut dengan perusahaan
pengguna sebab perusahaan penggunalah yang mengetahui kriteria pekerjaan yang
dibutuhkan. Jika tidak ada pembicaraan yang baik antara vendor dan perusahaan
pengguna maka akan timbul permasalahan kesalahpahaman. Misalnya untuk pekerjaan
di call center, vendor telah mencari orang yang dinamis, tidak mudah stress dan
komunikasinya bagus. Namun orang yang mempunyai kriteria seperti yang
ditetapkan vendor masih ditolak oleh pengguna. Ternyata selain kriteria di atas
pengguna juga menginginkan orang tersebut harus cantik dan ganteng.
Perusahaan pengguna juga harus mengemukakan hal – hal yang diinginkannya secara jelas dan detail bahkan terhadap yang sensitive sekalipun. Misalnya dia tidak menginginkan karyawan yang laki – laki Islam semua sebab kalau hari Jum’at tidak ada yang berada di kantor. Hal-hal semacam itu boleh diungkapkan kepada vendor namun sebaiknya secara lisan sehingga tidak menimbulkan masalah SARA.
Perusahaan pengguna juga harus mengemukakan hal – hal yang diinginkannya secara jelas dan detail bahkan terhadap yang sensitive sekalipun. Misalnya dia tidak menginginkan karyawan yang laki – laki Islam semua sebab kalau hari Jum’at tidak ada yang berada di kantor. Hal-hal semacam itu boleh diungkapkan kepada vendor namun sebaiknya secara lisan sehingga tidak menimbulkan masalah SARA.
·
Culture Builder:
Vendor harus mengetahui kultur dari perusahaan pengguna.
Misalnya perusahaan PMA memerlukan orang yang kritis, dinamis dan speak up
namun orang seperti itu mungkin tidak cocok dengan budaya perusahaan BUMN
karena bisa dianggap sombong dan arogan.
·
System Procedure Expert:
Dalam hal ini vendor
memberikan rincian – rincian hal – hal yang akan dimasukkan dalam perjanjian
sehingga perselisihan dikemudian hari bisa dihindari. Banyak hal yang perlu
dicantumkan dalam service agreement yang memerlukan pembahasan rinci misalnya
jenis pekerjaan yang harus dilakukan, pembayaran uang makan, lembur dan lain –
lain. Pembahasan hal – hal tersebut memerlukan keahlian yang mengerti masalah
tersebut. Rincian tentang hal – hal tersebut tercantum dalam lampiran di
perjanjian kerja bersama
4.
Kriteria
yang layak dari suatu vendor
Untuk mendapatkan
perusahaan outsourcing (vendor) yang berkualitas dan kredibel perusahaan
pengguna bisa mendapatkannya melalui berbagai macam cara seperti menghubungi
asosiasi, mencari pada situs SDM, majalah bisnis dan SDM, referensi dari
perusahaan lain, peserta seminar outsourcing, referensi konsultan dan tender.
Perusahaan yang telah mendapatkan calon – calon vendor dari berbagai sumber di
atas sebaiknya mengadakan tender untuk memilih yang terbaik dilihat dari harga,
jenis pelayanan serta kualitas pelayanan.
Dalam memilih vendor harus
memperhatikan kompetensi mereka yang meliputi hal – hal sebagai berikut :
- Harga: Faktor harga memang penting untuk
dipertimbangkan namun tidak berarti perusahaan harus memilih vendor yang
paling murah sebab belum tentu yang murah tadi mempunyai kualitas yang
baik.
- Jangka waktu
pembayaran: Faktor ini juga
penting diperhatikan. Tidak semua vendor harus dibayar di muka. Kalau
jumlah karyawan yang dipakai tidak terlalu banyak seharusnya jangka waktu
pembayaran bisa fleksibel, tapi kalau jumlah yang disupply cukup banyak
memang harus ada pembayaran di muka sebab resikonya sangat besar . Jangka
waktu pembayaran ini sangat berpengaruh dalam presentasi management fee
yang dibayarkan ke vendor. Perusahaan yang melakukan pembayaran di muka
biasanya akan mendapatkan management fee yang lebih kecil.
- Kapasitas pelayanan: Kapasitas pelayanan menentukan harga. Semakin
tinggi pelayanan yang diminta kepada vendor semakin tinggi pula harganya.
Misalnya perusahaan meminta vendor menyediakan tenaga kerja untuk
ditempatkan di Irian atau Aceh, maka vendor akan meminta biaya transpor.
Atau kalau tidak vendor akan mencari karyawan tersebut dari penduduk
setempat.
- Variasi produk: Ada vendor yang menyediakan pekerja untuk
semua jenis pekerjaan tapi ada juga yang berspesialisasi pada jenis
pekerjaan tertentu misalnya call center, collection atau marketing saja.
- Klien dan Mitranya: Yang dimaksud dengan Klien adalah perusahaan
yang menggunakan jasa vendor tadi, apakah perusahaan yang bonafid atau
perusahaan yang tidak dikenal. Kalau klien dari vendor tadi adalah
perusahaan yag bonafid kemungkinana vendor tersebut juga bagus. Sedang yang
dimaksud dengan Mitra adalah pengelola vendor tersebut apakah mempunyai
kompetensi di bidang outsource atau hanya sekedar mempunyai uang banyak
tetapi tidak memahami bisnis outsource.
- Periode Rekrutmen dan
Seleksi: Periode rekrutmen
mempengaruhi delivery. Kalau yang dibutuhkan adalah tenaga kerja dengan
kualifikasi biasa seperti data entry, lulusan D3, seharusnya bisa
di-deliver dengan cepat. Namun kalau untuk tenaga kerja yang mempunyai
kualifikasi lebih tinggi seperti kredit analis atau programmer atau
manager maka diperlukan waktu yang lebih lama.
- Metode Perekrutan: Metode rekrutmen juga mempengaruhi harga.
Semakin banyak jenis test yang dilakukan semakin tinggi pula harga yang
harus dibayar kepada vendor. Ada jenis pekerjaan dimana karyawan yang kaan
bekerja disitu harus melalui berbagai macam test, misalnya media TV. Test
yang dilalui oleh calon reporter TV bermacam – macam mulai dari test IQ,
pengetahuan umum, test kesehatan, wawancara dengan psikolog. Selain itu
ada lagi syarat lainnya seperti IP harus tinggi, wajah harus ganteng dan
cantik dan lain – lain. Namun juga ada yang memerlukan test yang sederhana
saja terutama untuk low skiled workers.
IV.
SUMBER
AUDIT DAN ANALISIS
SIA - SK 353
SIA - SK 353
Assessing the Financial
Stability of Vendor Organizations
Oleh :
682010010
- Adriana Wenno
682010023 - Stella Lie
682010031 - Kevin Noya
682010057 – Feby Djoko
682007005 – Radithya Pattipeilohy
682010023 - Stella Lie
682010031 - Kevin Noya
682010057 – Feby Djoko
682007005 – Radithya Pattipeilohy
Fakultas Teknologi Informasi
Universitas Kriten Satya Wacana
PENDAHULUAN
Outsourcing diartikan sebagai pemindahan atau
pendelegasian beberapa proses bisnis kepada suatu badan penyedia jasa, dimana
badan penyedia jasa tersebut melakukan proses administrasi dan manajemen berdasarkan
definisi serta kriteria yang telah disepakati.
Outsourcing tidak dapat dipandang secara jangka pendek saja, dengan menggunakan outsourcing perusahaan pasti akan mengeluarkan dana lebih sebagai management feeperusahaan outsourcing. Outsourcing harus dipandang secara jangka panjang, mulai dari pengembangan karir karyawan, efisiensi dalam bidang tenaga kerja, organisasi, benefit dan lainnya. Perusahaan dapat fokus pada kompetensi utamanya dalam bisnis sehingga dapat berkompetisi dalam pasar, dimana hal-hal intern perusahaan yang bersifat penunjang (supporting) dialihkan kepada pihak lain yang lebih profesional. Pada pelaksanaannya, pengalihan ini juga menimbulkan beberapa permasalahan terutama masalah ketenagakerjaan.
Outsourcing tidak dapat dipandang secara jangka pendek saja, dengan menggunakan outsourcing perusahaan pasti akan mengeluarkan dana lebih sebagai management feeperusahaan outsourcing. Outsourcing harus dipandang secara jangka panjang, mulai dari pengembangan karir karyawan, efisiensi dalam bidang tenaga kerja, organisasi, benefit dan lainnya. Perusahaan dapat fokus pada kompetensi utamanya dalam bisnis sehingga dapat berkompetisi dalam pasar, dimana hal-hal intern perusahaan yang bersifat penunjang (supporting) dialihkan kepada pihak lain yang lebih profesional. Pada pelaksanaannya, pengalihan ini juga menimbulkan beberapa permasalahan terutama masalah ketenagakerjaan.
PEMBAHASAN
1.
Pengertian
outsourching
outsourcing atau alih daya dapat diartikan sebagai penyerahan sebagian pelaksanaan pekerjaan yang sifatnya non-core atau penunjang oleh suatu perusahaan kepada perusahaan lain melalui perjanjian pemborongan pekerjaan atau penyediaan jasa pekerja/buruh.
2.
Pengertian
vendor
Vendor atau supplier adalah lembaga, perorangan atau pihak
ketiga yang menyediakan bahan, jasa, produk untuk diolah atau dijual kembali
atau dibutuhkan oleh perusahaan untuk meningkatkan kinerja perusahaan.
Karenanya, mendata vendor seperti kita memperlakukan pelanggan menjadi
kebutuhan penting bagi perusahaan. Nyaris, tidak ada vendor yang berdiri
sendiri. Vendor juga adalah sebuah perusahaan yang memiliki mekanisme kerja dan
sistem, sebagaimana perusahaan kita sendiri. Karenanya, apa yang menjadi
persoalan vendor. Kerapa menjadi persoalan kita pula. Baik yang menyangkut
manajemen mutu, ketepatan supply, kondisi pembayaran, dan lain-lain. Terlebih
lagi jika vendor kita gunakan jasanya untuk mengerjakan sebagian dari bisnis
kita, maka pemahaman yang baik mengenai vendor diperlukan sebagai bagian dari
usaha meningkatkan kinerja perusahaan kita sendiri. Hubungan perusahaan dengan
vendor, bisa juga lebih kompleks. Misalnya usaha retail, maka sistem pengkodean
vendor kita gunakan untuk memproses data dalam perusahaan kita sendiri.
Penggunaan kode yang dibuat oleh supplier atau vendor kerap lebih menghemat
waktu kerja dan biaya jika dibandingkan jika kita mengkodekan sendiri data
barang/persediaan yang kita beli. Aplikasi ini menempatkan vendor sebagai
partner yang seluruh informasi dan datanya dapat dicatat selengkap mungkin,
sebagaimana kita memperlakukan pelanggan. Dengan model ini, maka perusahaan
dapat mencatat seluruh hubungan-hubungan kerja yang dengan vendor dengan baik.
Semakin erat hubungan yang terjadi, semakin lengkap data yang bisa dimasukkan
ke dalam sistem.
3.
Peranan
vendor kaitannya dengan sistem informasi di suatu organisasi
·
Para
vendor harus menyediakan produk dan dokumentasi sesegara mungkin setelah
kontrak ditandatangani. Setelah software dikirim, perusahaan dapat
mengembangkan pelatihan dan melakukan percobaan software serta membentuk tim
implementasi.
·
Vendor
bertanggung jawab untuk memperbaiki masalah yang ditemukan oleh para tim
implementasi. Sehingga vendor harus memiliki perwakilan di perusahaan secara
langsung berhubungan dengan tim implemntasi.
·
Vendor
menyedikan pelatihan kepada orang yang akan memegang peranan dalam implementasi
sistem.
·
Key
user ini adalah orang yang akan menegaskan bagaimana software akan membatu
perusahaan, atau dapat juga dikatakan sebagai orang yang menjelaskan bagaimana
cara kerja dari software dan hardware ini.
·
Peranan
vendor tidak berakhir dengan pelatihan, mereka juga berperan dalam sebuah
proyek penting untuk mendukung fungsinya dan harus membuat bagaimana software
dan hardware dapat diwujudkan menjadi sistem di perusahaan. Dengan demikian
vendor mengerti benar perbedaan dari produk dan dapat membuat saran yang tepat,
serta meningkatkan kinerja dari sistem sehingga berdampak pada kinerja
perusahaan.
·
Implementasi
yang sukses memberikan kepuasan kepada klien yang lain, karena adanya perbaikan
terus menerus yakni penyesuaian kondisis nyata dengan kondisi sistem yang
selalu didukung oleh vendors
·
Mereka
harus memastikan dan menjamin bahwa sistem yang diaplikasikan semua secara
global dan tim implementasi harus melakukan pengecekan terhadap keberhasilan
implementasi. Manajemen harus yakin bahwa vendors akan selalu mendukung secara
berkelanjutan. Indikator yang digunakan oleh peneliti adalah kecepatan respon
vendors memperbaiki kemauan dan penyerahan yang bagus dan lain-lain. Jadi
penjual akan terus berpartisipasi di semua tahap dalam implementasi, kebanyakan
dalam kemampuan dan partisipasi vendors saat implementasi
4.
Kriteria
memilih vendor
yang layak bisa diketahui dengan mengidentifikasi ventor terlebih dahulu dengan
langkah seperti ;
Mengetahui Ciri Vendor Profesional yaitu:
·
Memenuhi persyaratan dokumen legal
·
Tidak memotong hak-hak tenaga kerja
·
Manajemen yang professional
·
Pengalaman menangani perusahaan besar
Membuat
Daftar Vendor Potensial :
Perusahaan dapat mencari vendor melalui:
Perusahaan dapat mencari vendor melalui:
·
Internet
Lakukan pencarian di google, dan lihat websitenya untuk mendapatkan sedikit gambaran mengenai vendor.
Lakukan pencarian di google, dan lihat websitenya untuk mendapatkan sedikit gambaran mengenai vendor.
·
Kenalan
Minta referensi dari teman anda yang bekerja di perusahaan lain. Vendor outsourcing mana yang mereka pakai dan bagaimana kinerjanya.
Minta referensi dari teman anda yang bekerja di perusahaan lain. Vendor outsourcing mana yang mereka pakai dan bagaimana kinerjanya.
Meminta
Dokumen Penawaran.
Setelah membuat daftar vendor outsourcing dalam jumlah yang cukup, langkah selanjutnya adalah menghubungi dan meminta dokumen penawaran dari mereka. Dokumen penawaran sedikitnya memuat hal-hal sebagai berikut :
Setelah membuat daftar vendor outsourcing dalam jumlah yang cukup, langkah selanjutnya adalah menghubungi dan meminta dokumen penawaran dari mereka. Dokumen penawaran sedikitnya memuat hal-hal sebagai berikut :
·
Pendahuluan
Berisi penjelasan atau jawaban dari vendor mengenai ruang lingkup, sasaran, prioritas, strategi dan persyaratan yang diminta oleh perusahaan. Selain itu, vendor harus menjelaskan keunggulan jasa mereka dibandingkan vendor lain serta strategi yang mereka miliki untuk memastikan kesuksesan proyek outsourcing ini. Bila diperlukan, vendor dapat menjelaskan pengalaman mereka dalam menangani proyek outsourcing yang serupa dengan proyek yang akan dilakukan oleh perusahaan.
Berisi penjelasan atau jawaban dari vendor mengenai ruang lingkup, sasaran, prioritas, strategi dan persyaratan yang diminta oleh perusahaan. Selain itu, vendor harus menjelaskan keunggulan jasa mereka dibandingkan vendor lain serta strategi yang mereka miliki untuk memastikan kesuksesan proyek outsourcing ini. Bila diperlukan, vendor dapat menjelaskan pengalaman mereka dalam menangani proyek outsourcing yang serupa dengan proyek yang akan dilakukan oleh perusahaan.
·
Profil
vendor outsourcing
Berisi profil lengkap vendor seperti misi dan visi perusahaan, struktur organisasi, alamat, dokumen legal yang dibutuhkan sebagai perusahaan outsourcing, laporan keuangan, sertifikat/ penghargaan dan sebagainya.
Berisi profil lengkap vendor seperti misi dan visi perusahaan, struktur organisasi, alamat, dokumen legal yang dibutuhkan sebagai perusahaan outsourcing, laporan keuangan, sertifikat/ penghargaan dan sebagainya.
·
Bentuk
kerjasama
Vendor harus menjelaskan secara terperinci bentuk kerjasama dan langkah-langkah apa saja yang akan dilakukan. Langkah-langkah ini termasuk jasa yang akan diberikan, perencanaan strategis dan operasional proyek outsourcing, rencana rekrutmen dan penempatan, standar penilaian kinerja.
Vendor harus menjelaskan secara terperinci bentuk kerjasama dan langkah-langkah apa saja yang akan dilakukan. Langkah-langkah ini termasuk jasa yang akan diberikan, perencanaan strategis dan operasional proyek outsourcing, rencana rekrutmen dan penempatan, standar penilaian kinerja.
·
Perkiraan
biaya
Vendor harus menjelaskan secara terperinci besaran dan komponen-komponen biaya apa saja yang akan dan mungkin timbul sebagai akibat pelaksanaan proyek ini. Pastikan bahwa tidak akan ada biaya tersembunyi yang akan ditagihkan saat pelaksanaan proyek outsourcing.
Vendor harus menjelaskan secara terperinci besaran dan komponen-komponen biaya apa saja yang akan dan mungkin timbul sebagai akibat pelaksanaan proyek ini. Pastikan bahwa tidak akan ada biaya tersembunyi yang akan ditagihkan saat pelaksanaan proyek outsourcing.
·
Referensi
perusahaan pengguna
Daftar perusahaan pengguna jasa vendor, lengkap dengan alamat dan nomor telpon PIC serta jenis pekerjaan yang dilakukan vendor di perusahaan tersebut.
Daftar perusahaan pengguna jasa vendor, lengkap dengan alamat dan nomor telpon PIC serta jenis pekerjaan yang dilakukan vendor di perusahaan tersebut.
Saat menerima dokumen penawaran, langkah pertama yang anda
lakukan adalah memeriksa kelengkapan dan materi di dalamnya. Vendor yang tidak
menunjukkan keseriusan dalam membuat dokumen penawaran, seharusnya langsung
dihapus dari daftar vendor.
Mengevaluasi Vendor
Cara efektif mengevaluasi vendor adalah sebagai berikut:
·
Buat kriteria penilaian yang akan
diterapkan untuk seluruh vendor.
·
Buat tim yang terdiri dari berbagai
departemen untuk menilai vendor berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan.
Pastikan proses penilaian berlangsung secara objektif.
·
Evaluasi hasil dan diskusikan secara
terbuka. Jika perlu, libatkan pihak manajemen untuk memberi masukan.