Tugas Akhir - Laporan Audit

LAPORAN AUDIT SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

PADA IKASATYA TOUR & TRAVEL

Disusun oleh :

Maria Daisihara  682010005

Farisa Oetari       682010006

Virgiano N. P      682010042

Nency Nerisa A   682010065

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI

UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA

SALATIGA

APRIL 2013

  

I.       Auditor

Auditor eksternal :

Maria Daisihara

Farisa Oetari

Virgiano N. P

Nency Nerisa A

II.    Auditee

User bagian penjualan Tiket Pesawat Ikasatya Tour & Travel dan user bagian keuangan Pusat Studi Kawasan Timur Indonesia (PSKTI).

III. Tujuan Audit

Untuk mengetahui dan mengumpulkan data-data stuktur organisasi yang berkaitan dengan proses bisnis yang digunakan dalam transaksi pada Ikasatya Tour and Travel. Selain itu mengidentifikasi penggunaan peralatan IT yang menunjang proses bisnis yang dilakukan Ikastaya Tour and Travel. Peralatan IT ini sangat kami fokuskan dalam penggunaannya berkaitan dengan proses rekapitulasi data keuangan dan pelayanan penjualan tiket. 

IV.       Program Audit

PROGRAM AUDIT

Prosedur Audit	Working Paper Ref.	Test Result
I.     Pendahuluan
Mengumpulkan dan melakukan review terhadap struktur organisasi Ikasatya Tour & Travel yang berkaitan dengan proses bisnis  yang dipakai dalam transaksi penjualan tiket pesawat	-	Mendapatkan struktur organisasi dari PT Mitra Satya Lestari Makmur dimana salah satu unit usahanya, yaitu Ikasatya Tour and Travel
Mengidentifikasi proses bisnis Ikatya Tour and Travel	-	Mengetahui alur bisnis dari bagian penjualan sampai dengan pembuatan rekapitulasi keuangan.
Mengidentifikasi profil Ikasatya Tour and Travel yang berkaitan dengan proses bisnis	-	Mendapatkan profil dari  Ikasatya Tour & Travel berkerja sama dengan Patent Travel Semarang
Melakukan wawancara  terhadap SDM yang berkaitan dengan pelaku proses bisnis	-	Mendapatkan hasil wawancara tentang siapa saja yang terlibat dengan proses bisnis di dalam Ikasatya Tour & Travel
Mengidentifikasi dan menganalisa resiko-resiko yang muncul dalam proses bisnis Ikasatya Tour & Travel	-	Mendapatkan  beberapa kemungkinan resiko yang muncul di dalam proses bisnis Ikasatya Tour & Travel
II.    Tahap Perencanaan
Memeriksa ketersediaan laporan-laporan keuangan	-	Pelaporan hanya sebatas rekapitulasi penjualan tiket yang dicatat dengan menggunakan Microsoft Office Excel. Laporan keuangan yang dilaporkan hanya berupa print out total pengeluaran dan pemasukan
Memeriksa apakah ada training karyawan  sebelum bekerja menjalankan sistem.	-	Untuk sementara belum ada pemeriksaan karena sistem belum di implementasikan
Melihat integrasi data Ikasatya tour and Travel dengan PSKTI	-	Integrasi data dari Ikasatya Tour anad Travel dengan PSKTI (bagian keuangan) dilakukan secara manual yaitu melalui e-mail dan YM
4.   Menganalisa pengadaan software yang membantu proses bisnis	-	PSKTI sedang dalam tahap pemesanan software keuangan (Zahir)
III.  Tahap Pemeriksaan
1.        Melakukan Audit pada pengarsipan data Ikasatya Tour & Travel	-	Penyimpanan masih dalam bentuk folder dalam 1 komputer
2.        Melakukan pemeriksaan terhadap backup data	-	Belum ada backup data. User masih belum menyadari pentingnya backup data.
3.        Melihat pengendalian terhadap kinerja SDM	-	Ketika terjadi kesalahan dalam penjualan tiket (harga, identitas pelanggan) pihak Ikasatya Tour and Travel  harus mengganti rugi

V.          Profil Perusahaan

Ikasatya Tour and Travel merupakan salah satu unit usaha Ikasatya. Ikastya itu sendiri berada dibawah  pengelolaan PT. Mitra Satya Lestari Makmur. Ada 3 jenis unit usaha, yaitu Fotokopi Ikasatya, Cleaning Service dan yang terakhir Ikasatya Tour and Travel. Ikasatya tour and travel  sendiri bergerak pada bidang agen perjalanan yang menjual jasa pemesanan tiket pesawat untuk mempermudah orang-orang yang berada di lingkungan UKSW dalam melakukan pemesanan dan pembelian tiket.

Berkaitan dengan umur usaha yang bisa dikatakan dalam tahap perintisan, Ikasatya Tour and Travel masih bekerjasama dengan agen perjalanan di Semarang yaitu Patent Travel.

Dalam operasionalnya, Ikasatya tour and travel hanya dikelola oleh 1 orang staf bagian penjualan, dan 1 supervisor dan bagian  keuangan yang sekaligus menangani semua unit usaha Ikasatya.

Gambar struktur organisasi :

Keterangan

Pada kasus ini bagian keuangan mengelola tiga unit kerja yaitu Ikasatya Tour & Travel, Fotocopy Ikasatya dan juga Cleaning Servise Ikasatya. Dari ketiga unit kerja diatas masing-masing memiliki rekapitulasi keuangan sendiri, dimana ketiga rekapitulasi keuangan tersebut terpusat pada satu laporan keuangan yang ada di PSKTI yang dikelola oleh bagian keuangan.

VI.       Metodologi Audit

Audit sistem informasi akuntansi pada Ikasatya Tour and Travel menggunakan metode wawancara terhadap pengelola bagian keuangan dan staf bagian penjualan, yang bersedia mendeskripsikan seluruh proses bisnis yang terjadi didalamnya, serta prosedur pemesanan Tiket.

VII.    Temuan

·         Belum menerapkan aplikasi pembantu (software) didalam proses bisnis Ikasatya

·         Belum ada laporan keuangan yang lengkap, dimana laporan hanya berupa rekapitulasi transaksi dan hanya sebatas pemasukan -  pengeluaran dalam bentuk Debet dan Kredit serta laporan Laba Rugi

·         Keakuratan data kurang terjamin karena pelaporan masih dilakukan secara manual.

·         Proses keuangan hanya ditangani oleh satu orang saja dan beliau tidak memiliki pengetahuan yang cukup tentang ilmu pencatatan akuntansi. Bagian keuangan membuat laporan keuangan berdasarkan rekapitulasi keuangan yang dikirim oleh ketiga unit kerja.

·         Backup data yang dilakukan hanya sebatas print out laporan dan hanya disimpan pada satu komputer

·         Belum adanya integrasi data antara bagian penjualan dengan bagian keuangan sehingga memungkinkan adanya transaksi yang terlewat

·         Penjualan ticket dilakukan secara online, sehingga sangat bergantung pada koneksi internet

VIII. Rekomendasi

·         Perlu adanya sistem atau software pendukung dalam  menunjang proses bisnis Ikasatya Tour and Travel

·         Melakukan pelatihan mengenai pencatatan akuntansi yang benar

·         Keakuratan data didalam pencatatan akuntansi dapat lebih ditingkatkan dengan penggunaan aplikasi akuntansi dengan harapan lebih mengurangi kesalahan pencatatan.

·         Merekrut 2 sampai 3 orang staf untuk membantu didalam melakukan proses pembuatan laporan keuangan. Staf tersebut akan ditempatkan di bagian keuangan untuk membantu kinerja Ibu Desi dalam membuat laporan keuangan dari ketiga unit kerja dibawahnya.

·         Melakukan backup data secara berkala dan tidak sebatas print out saja namun backup data dilakukan di 2 komputer atau tempat media penyimpanan yang lain

·         Menerapkan sistem yang mengintegrasikan bagian penjualan dengan bagian keuangan sehingga komunikasi atau perukaran informasi mengenai data dapat berjalan dengan maksimal. Dengan penerapan sistem ini diharapkan bisa mendapat keuntungan bagi pihak Ikasatya karena melihat transaksi pembelian tiket yang terjadi di Ikasatya tergolong banyak sehingga pihak Ikasatya berani untuk melakukan investasi sistem yang terintegrasi ini. Persentase keuntungan yang diperoleh Ikasatya dihitung dari total penjualan tiket melalui agen Ikasatya Tour & Travel.

·         Merencanakan pengendalian terhadap pembelian tiket online bilamana internet mengalami down. Pengendalian itu dapat berupa penggunaan modem atau bisa juga dilakukan dengan memesan tiket ke Patent Tour & Travel Semarang melalui telepon yang dilakukan oleh staf bagian penjualan tiket Ikasatya Tour & Travel.

IX.       Kesimpulan

Berdasarkan hasil  analisis, didapatkan bahwa pihak Ikasatya Tour and Travel memiliki proses bisnis yang kegiatannya masih tergolong semi otomatis. Dalam arti lain bahwa penyampaian data khususnya kegiatan transaksi masih dilakukan dengan cara mengirim data dari satu tempat ke tempat yang lain. Sehingga proses bisnis yang sudah berjalan kurang efektif dan efisien.

Setelah melakukan Audit Sistem Informasi pada Ikasatya Tour and Travel masih banyak yang harus diperbaiki terutama pada masalah pengelolaan data keuangan. Dengan banyaknya temuan hendaknya diperhatikan oleh pihak Ikasatya supaya menjadi masukan dalam memperbaiki hal-hal yang masih kurang demi kelancaran dan pengembangan Sistem Informasi pada Ikasatya Tour and Travel.

LAPORAN PROGRAM AUDIT SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

PADA RENTAL VCD/DVD “G&I” SALATIGA

 By :

Nelly Fela Sobalely (682010011)

Barbara C Seroan (682010070)

Christy Susanti (682010027)

Ega Y Kawulusan (682010057)

Rai V Hanathacia (682010080)

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI

UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA

2012-2013

I.       Auditor

Auditor eksternal :

·         Nelly Fela

·         Barbara Seroan

·         Christy Susanti

·         Ega Kawulusan

·         Rai Veronica

II.    Auditee

Customer service Rental VCD dan DVD “G&I”

III. Tujuan Audit

Untuk mengetahui dan mengumpulkan data-data stuktur organisasi yang berkaitan dengan software keuangan yang digunakan dalam transaksi pada Rental G&I. Selain itu mengidentifikasikan Sistem Akuntansi yang digunakan dalam menunjang proses transaksi yang dilakukan Rental G&I. Sistem akuntansi ini sangat kami fokuskan dalam pengauditan sistem informasi akuntansi. Selain itu, untuk mengetahui kelayakan sistem yang digunakanRental G&I dalam menjalankan transaksi yang terjadi mengingat berbagai layanan yang disediakan oleh Rental G&I.  Hal-hal yang berkaitan dengan beberapa hal berikut adalah :

-                Software akuntansi yang digunakan

-                Mengidentifikasi resiko dan kerusakan yang terjadi

-                Mengidentifikasi user yang menggunakan sistem aplikasi akuntansi yang di gunakan dalam Rental G&I. 

  

IV.       Program Audit

PROGRAM AUDIT

Prosedur Audit	Working Paper Ref.	Test Result
I.     Pendahuluan
Mengumpulkan dan melakukan review terhadap struktur organisasi Rental G&I	-	Mendapatkan struktur organisasi Rental G&I
Mengidentifikasi munculnya  software keuangan	-	Mengetahui latar belakang dan acuan  dalam pengadaan software keuangan Rental G&I
Melakukan wawancara  terhadap SDM yang berkaitan dengan penggunaan software keuangan	-	Mendapatkan hasil wawancara tentang penggunaan software keuangan yang digunakan untuk mencatat segala transaksi yang terjadi.
Mengidentifikasi  resiko yang di hadapi  Rental G&I dalam  penggunaan software keuangan	-	Memperoleh masalah-masalah yang dihadapai Rental G&I Salatiga yang berkaitan dengan penggunaan software keuangan
II.    TahapPerencanaan
Memeriksa ketersediaan laporan-laporan keuangan yang disediakan software	-	Sistem Informasi Rental G&I tidak menghasilkan laporan keuangan.
Memeriksa apakah ada training karyawan  sebelum bekerja menjalankan sistem.	-	Rental G&I melakukan training selama seminggu bagi pengguna software sebelum aktif bekerja.
Menganalisa pengembangan software yang di pakai	-	Software dikembangkan oleh customer service  Rental G&I,apabila terjadi maintenance akan dilakukan customer service Rental G&I.
III.Tahap Pemeriksaan
1.        Melakukan Audit pada sistem kasir Rental G&I	-	Manager Rental G&I melakukan pengontrolan sistem setiap bulan.
2.        Melakukan pemeriksaan terhadap backup data.	-	Backup data dilakukan oleh pihak Costumer Service

  

V.          Profil Perusahaan

Rental G&I berdiri sejak 1997. Bisnis rental ini dulunya berlokasi di kos pemilik rental tersebut, di Kemiri 1. Di awal memulai bisnis, pemilik rental tersebut hanya bekerja sendiri. Setelah pemilik merasa bisnis yang dia bangun ini mempunyai pelung yang menguntungkan, pada tahun 2007 pemilik rental G&I berpindah lokasi di UKSW dan mulai merekrut karyawan. Selama bisnis rental tersebut berjalan, laporan keuangan dibuat secara manual. Karena bisnisnya makin besar dan pelanggan makin banyak, pemilik dan karyawan merasa kewalahan dalam mencatat transaksi akhirnya pemilik mangambil keputusan untuk membuat sistem yang membantu proses transaksi. Sistem pertama kali dibuat pada tahun 2010 oleh karyawan G&I sendiri. Sistem itu tetap tetap digunakan sampai sekarang. Saat ada karyawan baru, karyawan tersebut ditraining menggunakan sistem tersebut selama seminggu.

Struktur organisasiRental G&I:

VI.       Metodologi Audit

Audit sistem informasi akuntansi Rental G&I Salatiga menggunakan metode wawancara terhadap salah seorang Customer Service Rental G&I yang bersedia mendeskripsikan prosedural software aplikasi kasir  yang digunakan pada Rental G&I.

VII.    Temuan

Ø    Databasenya tidak memisahkan antara tabel harga kaset baru dan kaset lama sehingga harganya harus diinputkan secara manual saat pencatatan transaksi.

Ø    Sistem informasi Rental G&I ini tidak menggunakan prosedur keamanan sistem seperti menginputkan user name dan password sebelum mengakses sistem sehingga memungkinkan dapat diakses oleh orang yang tidak bertanggung jawab.

Ø    Customer service Rental G&I selalu mencatat semua transaksi yang terjadi dalam satu hari tersebut secara manual, kemudian dari laporan manual tersebut setiap bulannya dibuat laporannya juga secara manual.

Ø    Sistem Rental G&I ini belum dapat menghasilkan laporan keuangan.

Ø    Tidak dilakukannya maintanance sistem secara rutin. Sistem hanya dimaintanance hanya pada saat terjadi masalah.

VIII. Rekomendasi

è Karena harga kaset baru dan kaset lama itu berbeda, sebaiknya database table kaset baru dan kaset lama harus dibuat terpisah dan juga harus sering diupdate agar meminimalisir terjadinya kesalahan.

è Sebaiknya Rental G&I memiliki system pengendalian paling tidak jika ingin masuk kedalam system diberikan password agar tidak sembarang orang dapat mengakses system.

è Sistem ini sebaiknya dikembangkan agar dapat membuat laporan transaksi setiap hari.

è Sistem ini sebaiknya dikembangkan agar dapat membuat laporan transaksi keuangan sehingga pemilik dimudahkan untuk mengontrol keuangan bisnisnya tersebut.

è Sebaiknya Rental G&I mengembangkan kembali system yang ada agar setiap transaksi yang diinputkan bisa tersimpan langsung dalam database system ,sehingga tidak perlu pencatatan ulang secara manual.

è Pihak rental G&I harus melakukan proses maintanance secara rutin minimal sebulan sekali.

IX.       Kesimpulan

Setelah dilakukan audit Sistem Informasi pada rental G&I, sistem yang dipakai sudah cukup baik dalam membantu pihak rental G&I dalam melakukan proses transaksi. Sistem tersebut juga membantu karyawan untuk mencari film / game/ aplikasi yang dibutuhkan pelanggan dengan mudah dan cepat daripada pencarian secara manual. Namun sistem ini belum bisa menghasilkan laporan transaksi maupun laporan keuangan sehingga karyawan rental G&I setiap hari harus mencatat semua transaksi yang terjadi dalam satu hari tersebut secara manual, kemudian dari laporan manual tersebut akan dibuat laporan keuangan serta rental G&I belum memiliki prosedur keamanan sistem. Rental G&I hendaknya memperhatikan hal-hal tersebut dan dengan segera memperbaiki beberapa hal yang auditor temukan demi kelancaran dan pengembangan Sistem Informasi pada Rental G&I. 

LAMPIRAN

Daftar Wawancara

1.      Kapan G&I berdiri? Ada berapa karyawan saat itu?

2.      Apakah Rental G&I menggunakan sistem akuntansi dalam menunjang kinerja Rental G&I ?

3.      Apakah sistem yang digunakan Rental G&I dibangun sendiri / dibeli ?

4.      Kapan rental G&I mulai menggunakan sistem?

5.      Apakah sistem yang dimiliki Rental G&I sudah memenuhi kebutuhan dari Rental G&I ?

6.      Apa saja yang bisa dilakukan oleh sistem ?

7.      Sistem informasi yang digunakan rental G&I menggunakan database apa?

8.      Apakah ada backup data pada Sistem informasi yang digunakan rental G&I ?

9.      Apakah sistem yang dimiliki dapat menghasilkan laporan keuangan ?

10.  Resiko dan kelemahan pada sistem yang dimiliki ?

11.  Siapa saja yang dapat mengakses sistem pada Rental G&I?

12.  Apakah ada maintaining secara berkala terhadap sistem ?

13.  Siapa yang melakukan proses maintaning sistem bila terjadi error atau gangguan ?

14.  Apa saja yang diterapkan oleh Rental G&I untuk menunjang keamanan sistem ?

15.  Apakah dilakukan training penggunaan sistem bagi karyawan baru?

Hasil Wawancara yang di hasilkan :

1.             Rental G&I berdiri sejak 1997. Bisnis rental ini dulunya berlokasi di kos pemilik rental tersebut, di Kemiri 1. Di awal memulai bisnis, pemilik rental tersebut hanya bekerja sendiri. Setelah pemilik merasa bisnis yang dia bangun ini mempunyai pelung yang menguntungkan, pada tahun 2007 pemilik rental G&I berpindah lokasi di UKSW dan mulai merekrut karyawan.

2.             Rental G&I sudah menggunakan sistem informasi akuntansi yaitu sistem kasir dalam memdukung proses pencatatan transaksi.

3.             Sistem yang digunakan oleh Rental G&I dibangun sendiri oleh salah satu customer servicenya.

4.             Sistem pertama kali dibuat pada tahun 2010 oleh karyawan G&I sendiri.

5.             Sistem Infromasi yang dimiliki Rental G&I belum memenuhi kebutuhan namun sudah cukup membantu Rental G&I dalam menunjang segala transaksi yang disediakan oleh layanan Rental G&I.

6.             Sistem kasir yang dimiliki Rental G&I dapat mencatat transaksi peminjaman dan pengembalian kaset film, menghitung transaksi,denda keterlambatan, serta cari film.

7.             Sistem informasi yang digunakan rental G&I menggunakan database Visual Basic.

8.             Karyawan rental G&I melakukan backup data setiap 2-3 bulan sekali.

9.             Sistem Rental G&I ini belum dapat menghasilkan laporan keuangan namun dapat mencatat transaksi peminjaman dan pengembalian film, setiap harinya sebelum Rental G&I tutup customer service selalu mencatat semua transaksi yang terjadi dalam satu hari tersebut secara manual, kemudian dari laporan manual tersebut setiap bulannya dibuat laporannya.

10.         Kelemahan sistem Rental G&I ini adalah

·         Databasenya tidak memisahkan antara harga kaset baru dan kaset lama sehingga harganya harus diinputkan secara manual saat pencatatan transaksi.

·         Sistem informasi Rental G&I ini tidak menggunakan prosedur keamanan sistem seperti menginputkan user name dan password sebelum mengakses sistem sehingga memungkinkan dapat diakses oleh orang yang tidak bertanggung jawab.

• Customer service Rental G&I selalu mencatat semua transaksi yang terjadi dalam satu hari tersebut secara manual, kemudian dari laporan manual tersebut setiap bulannya dibuat laporannya juga secara manual.
• Sistem Rental G&I ini belum dapat menghasilkan laporan keuangan.

·         Tidak mengetahui antivirus yang digunakan karena Rental G&I menggunakan antivirus secara online. Jadi ketika internet sedang down tidak bisa menggunakan antivirus.

·         Tidak dilakukannya maintanance sistem secara rutin. Sistem hanya dimaintanance hanya pada saat terjadi masalah.

11.         Yang dapat mengakses sistem informasi Rental G&I ini adalah semua customer service dan manager Rental G&I.

12.         Rental G&I tidak melakukan proses maintanace secara berkala.

13.         Apabila terjadi error atau gangguan terhadap sistem Rental G&I maka akan dilakukan proses maintanance langsung oleh customer service Rental G&I.

14.         Yang diterapkan Rental G&I untuk menunjang keamanan sistem adalah hanya menggunakan anti virus online.

15.         Saat ada karyawan baru, karyawan tersebut ditraining menggunakan sistem tersebut selama seminggu.

.

 LAPORAN AUDIT SISTEM INFORMASI

SIRKULASI BUKU

PADA PERPUSTAKAAN UKSW SALATIGA

Oleh :

Rimang Aldino Sandy                 (682010003)

Jerry Wicaksono                           (682010004)

Immanuel Bagus Prasetya          (682010017)

Robert Budiman                           (682010048)

Heru Setiyawan                             (682010088)

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI

UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA

2012-2013

I.         Auditor

Auditor eksternal :

-       Rimang Aldino Sandy

-       Jerry Wicaksono

-       Immanuel Bagus Prasetya

-       Robert Budiman

-       Heru Setiyawan

II.      Auditee

-       Pegawai perpustakaan bagian sirkulasi

-       Staf Teknologi dan Sistem Informasi

III.   Tujuan Audit

Audit ini bertujuan untuk mengetahui apakah sistem yang diterapkan di dalam perpustakaan sudah menunjang proses transaksi peminjaman dan pengembalian buku, mengidentifikasikan peralatan TI yang digunakan dalam proses transaksi peminjaman dan pengembalian buku, software, proses bisnis perpustakaan, sumber daya manusia untuk mengetahui seberapa efektif dan efisien sistem tersebut, serta kendala yang dihadapi. Selain itu audit ini juga bertujuan untuk menghasilkan sebuah rekomendasi terbaik dari hasil temuan/resiko yang ada.

IV.   Program Audit

Prosedur Audit	Working Paper Ref.	Test Result
I.         Pendahuluan
1.    Melakukan review terhadap struktur organisasi perpustakaan UKSW bagian sirkulasi ( lantai 4 )	-	Mendapatkan struktur organisasi perpustakaan beserta Job description pegawai perpustakaan
2.    Mengidentifikasi munculnya  software peminjaman buku	-	Mengetahui latarbelakang penggunaan software perpustakaan.
3.    Mengidentifikasi profil staf  IT yang berkaitan dengan software peminjaman buku.	-	Mengetahui profil organisasi perpustakaan, seperti latarbelakang berdirinya organisasi hingga saat ini.
4.    Melakukan wawancara  terhadap pengguna software peminjaman buku	-	Mendapatkan informasi mengenai penggunaan software untuk mendukung kegiatan bisnis perpustakaan.
5.    Mengidentifikasi dan menganalisa resiko dalam penggunaan software peminjaman buku	-	Mengetahui resiko yang muncul ketika penggunaan software dalam proses bisnis yang dilakukan perpustakaan.
II.      Tahap Perencanaan
1.    Memeriksa ketersediaan data peminjaman buku yang disediakan software peminjaman buku	-	Software  menyediakan beberapa fitur yang dapat membantu pengguna untuk mengelola data buku maupun data member perpustakaan.
2.    Memeriksa apakah ada training karyawan  sebelum bekerja menjalankan software peminjaman buku	-	Training diberikan kepada pegawai, sebelum mereka menggunakan software. Setelah pegawai menerima pelatihan, pegawai akan menerima modul / buku panduan penggunaan software.
3.    Menganalisa pengembangan software peminjaman buku yang di pakai	-	Software dibuat secara outsourcing. Software dibeli dari luar negri ( Malaysia ), tetapi dikembangkan sendiri oleh pihak perpustakaan.
III.   Tahap Pemeriksaan
1.    Melakukan pemeriksaan terhadap proses bisnis		Mendapatkan gambaran proses bisnis yang dilakukan oleh perpustakaan.
2.    Melakukan Audit pada database peminjaman buku	-	Jumlah data yang yang tertera dalam aplikasi dengan jumlah data pada kenyataan, tidak selalu sama.
3.    Melakukan pemeriksaan terhadap backup data	-	Terdapat backup data pada database server. Backup data dilakukan setiap 3 hari sekali oleh administrator perpustakaan.
4.    Melakukan pemeriksaan keamanan data	-	Belum pernah terjadi pembobolan sistem maupun pencurian data perpustakaan.

V.      Profil Organisasi

Keberadaan Perpustakaan Universitas UKSW ( PU-UKSW ) dimulai bersamaan dengan didirikannya Perguruan Tinggi Pendidikan Guru Kristen Indonesia ( PTPGKI ) pada tanggal 20 November 1956. Ketika itu PTPGKI menempati beberapa ruang di kompleks perkantoran Gereja Kristen Jawa Tengah ( GKJT ) yang berlokasi di Jalan Dr. Sumardi 5 Salatiga. Perpustakaan pindah kelokasi kampus Universitas Kristen Satya Wacana mulai tahun 1967 dan menempati Gedung Dr. Hayes Student Centre ( sekarang Gedung Fakultas Seni Pertunjukan, di depan Gedung F ). Mulai tahun 1970, PU-UKSW menempati gedung perpustakaan berlantai dua dengan nama Perpustakaan Pusat. Pada tahun 1992 Gedung Perpustakaan Pusat direnovasi dan diberinama Gedung Notohamidjojo. Mulai bulan Desember 1993, Perpustakaan menempati sebagian Lantai 1, Lantai 2, Lantai 3 dan sebagian Lantai 4 dari Gedung Notohamidjojo. Gedung ini dilengkapi dengan sebuah lambang berupa kaca patri menggambarkan 4 figur wanita terkenal dalam cerita pewayangan, yaitu:

·      Dewi Saraswati yang menggambarkan Pengetahuan

·      Dewi Kamaratih yang menggambarkan Persahabatan

·      Dewi Sri yang menggambarkan Pengertian

·      Dewi Kunthi yang menggambarkan kearifan

Sejak tahun 1995 Perpustakaan menggunakan nama " Perpustakaan Universitas – UKSW " untuk menunjukkan bahwa pelayanan perpustakaan dikelola secara tersentral. Perpustakaan Universitas UKSW mempunyai visi yaitu menjadi perpustakaan bertaraf internasional yang memberikan akses terhadap informasi intelektual, ilmiah, dan kebudayaan dalam berbagai ragam bentuk ( multi media ) dan dari berbagai lokasi simpan guna mendukung kegiatan tridharma perguruan tinggi. Adapun beberapa program yang sudah di terapkan di Perpustakaan Universitas – UKSW antaralain :

·      Menyediakan informasi dalam berbagai format untuk kebutuhan pelaksanaan tridharma Perguruan Tinggi.

·      Menyediakan perangkat akses informasi dengan kapabilitas yang memadai.

·      Meningkatkan pemberdayaan & efektivitas sumber daya informasi.

·      Menciptakan suasana & lingkungan belajar yang kondusif, dilengkapi fasilitas yang memadai.

·      Membangun budaya perpustakaan sebagai " tempat " / pusat menganalisa / menerjemahkan informasi menjadi pengetahuan baru.

Struktur organisasi perpustakaan UKSW

VI.   Metodologi Audit

Audit sistem informasi akuntansi pada Perpustakaan – UKSW menggunakan metode wawancara dengan pegawai perpustakaan bagian sirkulasi dan staf Teknologi dan Sistem Informasi.

VII.Temuan

·      Bagian sirkulasi hanya melaporkan jika ada denda, yang mencatat ada di lantai 1. Jika denda tidak tertagih, maka akan ditagih pada saat akhir perkuliahan ( sebelum wisuda ).

·      Setiap buku diberi pita magnetic yang berfungsi untuk menjamin keamanan buku, agar terhindar dari pencurian. Alat untuk mendeteksi pita tersebut berada di lantai 2 PP. Jika ada buku yang diambil tanpa ijin/tanpa melalui petugas, maka gate di lantai 2 akan otomatis terkunci dan berbunyi ( dulu ), tapi sekarang hanya otomatis mengunci saja ( sedang perbaikan ). Sudah direncanakan untuk me-maintenance gate tersebut, agar dapat berfungsi sebagaimana mestinya. Selain itu, rencananya akan diberi petugas penjaga di samping pintu masuk dan keluar.

·      Ada training, selama kurang dari 1 minggu. Setelah itu pegawai belajar dari modul yang diberikan. Hanya saja, modul tersebut berbahasa inggris sehingga menyulitkan pegawai untuk mempelajarinya sendiri. Pegawai memerlukan waktu yang lama untuk mempelajari sendiri.

·      Kendala utama adalah LISTRIK PADAM, karena ketika LISTRIK PADAM, semua kegiatan pinjam meminjam di perpustakan akan terhenti. Meskipun ada yang mau pinjam/kembalikan buku, mereka akan ditolak. LISTRIK PADAM sempat menyebabkan kerusakan pada server pada oktober 2008 dan November 2010.

·      Data dalam Database dan kenyatan tidak selalu sama. Misal di Database ada 10 buku yang available, tapi kenyataannya hanya ada 8 buku. Bisa jadi  2 buku yang tidak ada tersebut, hilang atau dicuri. Selama perpustakaan ini ada, baru 1 kali terjadi pengecekkan terhadap inventarisasi buku yang ada yaitu pada tahun 2006. Setelah itu belum pernah ada pengecekaan terhadap inventaris buku yang ada diperpustakaan, mengingat jam kerja perpustakaan yang terbilang cukup sibuk dan selalu ada yang meminjam dan mengembalikan buku, sehingga menyulitkan petugas jika melakukan pengecekan inventaris buku ketika jam kerja. Saat ini, pihak perpustakaan sudah merencanakan untuk melakukan pengecekan terhadap inventaris buku, tetapi belum direalisasikan.

·      Sistem pembayaran denda buku sudah terintegrasi dengan sistem pembayaran denda yang berada di lantai 1 perpustakaan.

·      Sistem pencarian dan pemesanan buku melalui web OPAC sudah terintegrasi dengan aplikasi perpustakaan.

VIII.  Rekomendasi

·      Sebaiknya pembayaran denda dilakukan bersamaan ketika mengembalikan buku, dan bila belum membayar denda maka tidak bisa meminjam lagi.

·      Sebaiknya gate diperbaiki dan dipasang pada kedua sisi pintu masuk dan keluar, agar jika terjadi pencurian bisa berbunyi dan menarik perhatian orang di sekitarnya.

·      Sebaiknya training dilakukan minimal satu minggu agar pengguna bisa benar-benar paham dengan aplikasi tersebut.

·      Sebaiknya menggunakan Uninterruptable Power Supply ( UPS ) yang mencukupi untuk operasional sistem perpustakaan dikala LISTRIK MATI, sehingga kegiatan bisa tetap berjalan.

·      Sebaiknya dilakukan update data buku secara berkala agar data dalam database sinkron dengan kondisi yang ada.

·      Sebaiknya pembayaran denda dilakukan langsung di tempat (di lantai 4), agar tidak lebih praktis dan memudahkan member yang hendak membayar denda.

IX.   Kesimpulan

Setelah dilakukan audit sistem informasi di Perpustakaan Universitas – UKSW keamanan sistem sudah termasuk aman karena belum pernah terjadi pembobolan sistem. Staff TSI selalu tanggap dalam menangani kerusakan sistem. Dalam peminjaman buku sudah ada kriteria tertentu untuk meminjam buku, misalnya S1 hanya dapat meminjam maksimal 10 buku dengan jangka waktu maksimal 21 hari. Database server juga sudah mempunyai backup data untuk mengatasi kehilangan data karena human error atau pun kerusakan sistem. Namun masih ada beberapa masalah atau kendala yang perlu di perbaiki seperti penumpukan data yang harus di hapus agar tidak memenuhi database dan tidak adanya UPS untuk mengatasi listrik padam. Sebaiknya Perpustakaan Universitas – UKSW memperhatikan dan memperbaiki masalah yang ada.

LAMPIRAN

Daftar Pertanyaan Wawancara

1.        Bagaimana struktur organisasi perusahaan & profil organisasi?

2.        Bagaimana proses bisnis yang terjadi dalam perpustakaan ini, khususnya peminjaman buku? ( apakah orang umum boleh pinjam buku? apakah ada batas peminjaman buku? denda yang dibayarkan lari kemana? apakah pernah terjadi pencurian buku dan alat yang berada di lt.2 tersebut berfungsi? )

3.        Latar belakang munculnya software tersebut? ( mengapa akhirnya menggunakan software? )

4.        Apakah software tersebut dikembangkan sendiri atau outsource?

5.        Sudah berapa kali dilakukan pengembangan terhadap software tersebut?

6.        Apakah ada training yang dilakukan terhadap karyawan yang hendak menggunakan software tersebut?

7.        Apa saja resiko dan kendala yang pernah dialami ketika menggunakan software tersebut?

8.        Bagaimana ketersediaan data peminjaman buku yang disediakan software, available atau tidak?

9.        Apakah ada backup data?

10.    Keamanan data?

Hasil Wawancara

1.        ( organisasi di web library.uksw.edu )

2.        Umum boleh pinjam, dibaca di tempat/foco, tapi tidak boleh dibawa pulang. Dan mengisi formulir penggunaan buku, yang diperoleh di resepsionis lantai 2.

a.       Mahasiswa S1 max pinjam 10 buku ( 21 hari )

b.      Mahasiswa S2 max pinjam 20 buku ( 21 hari )

c.       Mahasiswa S3 max pinjam 30 buku ( 30 hari )

d.      Dosen max pinjam 30 buku ( 180 hari )

e.       Pegawai max pinjam 10 buku ( 21 hari )

f.       Pinjam harus pakai KTM, kalau ga pakai KTM gabisa. Yang pinjam harus orangnya sendiri.

g.      Setiap buku diberi pita magnetic yang berfungsi untuk menjamin keamanan buku, agar terhindar dari pencurian. Alat untuk mendeteksi pita tersebut berada di lantai 2 PP. Jika ada buku yang diambil tanpa ijin/tanpa melalui petugas, maka gate di lantai 2 akan otomatis terkunci dan berbunyi ( dulu ), tapi sekarang hanya otomatis mengunci saja ( sedang perbaikan ). Sudah direncanakan untuk me-maintenance gate tersebut, agar dapat berfungsi sebagaimana mestinya. Selin itu, hendak diberi petugas penjaga di samping pintu masuk dan keluar.

h.      Mengenai denda, bagian sirkulasi hanya melaporkan jika ada denda, yang mencatat ada di lantai 1. Jika denda tidak tertagih, maka akan ditagih pada saat akhir perkuliahan ( sebelum wisuda ).

3.        Software yang sebelumnya bernama SIPISIS. Software yang digunakan sekarang bernama UNICORN. Dibeli dari Malaysia. Software ini dipilih dan dibeli karena software ini merupakan software perpustakaan standart internasional. software ini dipilih karena fiturnya lengkap dibandingkan dengan fitur sebelumnya.

4.        Software ini dibeli dari pihak luar karena dinilai lebih professional, daripada membuat sendiri. Hanya saja dalam pengembangannya dilakukan oleh pihak perpustakaan. (instalasi 8-8-8)

5.        Pengembangan dilakukan 3-4 kali dengan menambahkan beberapa aplikasi pendukung.

6.        Ada training, kurang dari 1 minggu. Setelah itu pegawai belajar dari modul yang diberikan. Hanya saja, modul tersebut berbahasa inggris sehingga menyulitkan pegwai untuk mempelajarinya sendiri. Pegawai memerlukan waktu yang lama untuk mempelajari sendiri.

7.        Kendala utama : LISTRIK PADAM, Karena ketika LISTRIK PADAM, semua kegiatan pinjam meminjam di perpustakan akan terhenti. Meskipun ada yang mau pinjam /kembalikan buku, mereka akan ditolak. LISTRIK PADAM sempat menyebabkan kerusakan pada server pada oktober 2008 dan November 2010.

Untuk masalah eror/hang pada sistem, itu jarang terjadi. Jika terjadi hang pun, dapat segera diatasi oleh petugas. Jika akan terjadi LISTRIK PADAM, petugas perpus akan memberi tahu programmer, sehingga programmer  akan men-setting data tanggal transaksi. Missal jika ada pengembalian ketika listrik mati, secara otomatis akan ditolak. Untuk pengembalian esok hari tidak akan kena denda, karena tanggal sudah di-set.

8.        Data dalam Database dan kenyatan tidak selalu sama. Missal di db ada 10 buku yang available, tapi kenyataannya hanya ada 8 buku. Bisa jadi  2 buku yang tidak ada tersebut, hilang atau dicuri.

Selama perpustakaan ini ada, baru 1 kali terjadi pengecekkan terhadap inventarisasi buku yang ada yaitu pada tahun 2006. Setelah itu belum pernah ada pengecekaan terhadap inventaris buku yang ada diperpustakaan, mengingat jam kerja perpustakaan yang terbilang cukup sibuk dan selalu ada yang meminjam dan mengembalikan buku, sehinggan menyulitkan petugas jika melakukan pengecekan inventaris buku ketika jam kerja. Saat ini, pihak perpustakaan sudah merencanakan untuk melakukan pengecekan terhadap inventaris buku, tetapi belum direalisasikan.

9.        Backup data ada dilakukan setiap 3 hari sekali. Ketika terjadi kerusakan server, data berhasil di-recovery

10.    Keamanan data : belum pernah dibobol.

                                                LAPORAN AUDIT

PADA SISTEM KASIR POSNET UKSW

SALATIGA

Kelompok 4 :

Fieka Amadea H (682010001)

Yohanna Amelia (682010007)

Juwita Artanti K (682010008)

Sie Monica Elvira (682010009)

Artantia Krisnadevi (682010054)

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI

UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA

2012-2013

I.                   Auditor

Auditor eksternal :

-          Artantia Krisnadevi

-          Fieka Amadea H

-          Juwita Artanti K

-          Sie Monica Elvirasari

-          Yohanna Amelia

II.                Auditee

Bagian Teknisi dan Finance POSNET UKSW Salatiga

III.             Tujuan Audit

Tujuannya untuk mengetahui dan mengumpulkan data-data stuktur organisasi yang berkaitan dengan software transaksi keuangan (kasir) yang digunakan pada POSNET UKSW. Selain itu mengidentifikasikan peralatan IT yang digunakan dalam menunjang proses transaksi dan peralatan warnet. Mengetahui kelayakan sistem yang digunakan POSNET UKSW dalam menjalankan transaksi yang terjadi mengingat berbagai layanan yang disediakan oleh POSNET UKSW.  Hal-hal yang berkaitan dengan beberapa hal berikut adalah :

-                Software kasir yang digunakan

-                Mengidentifikasi resiko dan kerusakan yang terjadi

-                Mengidentifikasi user yang menggunakan sistem software kasir yang di gunakan dalam POSNET UKSW

IV.             Program Audit

Program Audit
Prosedur Audit	Working Paper Ref.	Test Result
I.                   Pendahuluan
1.      Melakukan wawancara mengenai struktur organisasi POSNET UKSW yang berkaitan dengan software pada kasir (transaksi keuangan)	-	Mendapatkan struktur organisasi yang berkaitan dengan software transaksi keuangan yang digunakan
2.      Mengidentifikasi software transaksi keuangan	-	Mengetahui acuan  dalam penggunaan software
3.      Mengidentifikasi staf kasir	-	Mendapatkan profil staf kasir POSNET UKSW
4.      Melakukan wawancara terhadap staf yang berhubungan dengan penggunaan software pada kasir	-	Mendapatkan hasil wawancara tentang penggunaan software transaksi keuangan yang digunakan
5.      Menganalisa dan mengidentifikasi resiko-resiko yang muncul dalam penggunaan software tersebut	-	Terdapat resiko yang muncul pada penggunaan software transaksi pada kasir
II.                Tahap Perencanaan
1.      Memeriksa apakah ada training karyawan  sebelum bekerja menjalankan software	-	Dilakukan training bagi pengguna software sebelum aktif bekerja
2.      Menganalisa pengembangan software yang dipakai	-	Tidak melakukan pengembangan software tetapi POSNET UKSW melakukan upgrade pada software
III.             Tahap Pemeriksaan
1.      Melakukan audit pada software yang dipakai kasir (transaksi keuangan)	-	·         Audit software dilakukan setiap bulan oleh kepala administrasi dan direktur ·         Audit software dilakukan setiap tahun oleh UKSW (auditor internal UKSW)
2.      Melakukan pemeriksaan terhadap keamanan software	-	Software memiliki keamanan data berupa password per user yang berbeda serta databasenya menggunakan linux yang anti virus
3.      Melakukan pemeriksaan terhadap backup data	-	Terdapat back up data menggunakan Excel (bentuknya billing)
4.      Menganalisis proses bisnis pada POSNET UKSW	-	Mengetahui proses bisnis pada POSNET UKSW

V.                Profil Perusahaan

POSNET UKSW dikelola oleh PT Indomedia yang berdiri pada tahun 2002. PT Indomedia ini merupakan pengelola dari POSNET UKSW, sedangkan pemiliknya adalah yayasan UKSW. Tujuan berdirinya POSNET UKSW adalah untuk memenuhi kebutuhan internet bagi mahasiswa agar mahasiswa bisa mengakses internet tanpa harus keluar kampus. Selain mahasiswa, non-mahasiswa UKSW juga bisa menjadi pengguna POSNET UKSW.

Mahasiswa dapat mengakses internet di POSNET UKSW melalui deposit yang telah dibayarkan ke bagian administrasi kampus, sehingga saat menggunakan fasilitas POSNET UKSW, mahasiswa hanya perlu menyerahkan KTM (Kartu Tanda Mahasiswa) . Sedangkan untuk pengguna umum harus menyerahkan KTP atau tanda pengenal lainnya sebagai jaminan terlebih dahulu dan membayar biaya internet secara cash.

POSNET UKSW menggunakan system aplikasi dalam penghitungan pada kasir. Aplikasi yang digunakan adalah Indobilling versi 7 yang dibeli dari www.indobilling.net disusun oleh bapak Sumintar. Keamanan yang sudah ada yaitu, password setiap staff kasir berbeda, database menggunakan linux sehingga virus tidak menjadi ancaman yang besar.

Pihak POSNET UKSW dalam melindungi laporan transaksi pendapatan, mereka membuat back up data. Semua back up data tersebut secara otomatis dapat dilihat dari 3 PC, yaitu 2 kasir dan PC Finance tersambung dengan LAN.

  

Struktur Organisasi :

 

VI.             Metodologi Audit

Audit sistem informasi akuntansi pada POSNET UKSW menggunakan metode wawancara terhadap finance dan teknisi yang bersedia mendeskripsikan prosedural software kasir yang di gunakan pada kasir POSNET UKSW. Kami menggunakan program audit sebagai acuan pertanyaan saat wawancara. Hasil test result/wawancara dari program audit tersebut digunakan sebagai tolak ukur kami dalam melakukan penelitian dan interview kepada finance dan teknisi pada POSNET UKSW.

VII.          Temuan

·         Jika pengunjung warnet penuh maka perhitungan billing pada software kasir mengalami lag saat direfresh.

·         Hanya terdapat satu teknisi di POSNET yang bisa mengolah inputan transaksi sehingga keefektivitasan waktu pengolahan data terhambat.

·         POSNET UKSW tidak memiliki print out transaksi dan harus bertanya ke teknisi terlebih dahulu untuk mengetahui transaksi yang telah dilakukan, sehingga hal ini tidak efektif bagi pengguna. 

·         Fasilitas penunjang di POSNET (headset) tidak ada.

·         Bila pengguna di POSNET penuh, loading internetnya lama karena server down.

·         Finance terkadang ikut bekerja menjadi kasir

VIII.       Rekomendasi

·         Sebaiknya mengganti atau meng-upgrade PC pada kasir agar kinerja software lebih maksimal.

·         Sebaiknya dari pihak POSNET menunjuk seorang lagi yang bisa dipercaya untuk menjadi cadangan dalam pengolahan inputan transaksi, pada saat teknisi berhalangan.

·         Sebaiknya POSNET memiliki print out transaksi yang isinya dilengkapi dengan total penggunaan internet saat itu, sisa saldo dan total waktu penggunaan, sehingga tidak perlu bertanya lagi kepada teknisi.

·         Sebaiknya menambahkan fasilitas headset, sebagai penyeimbang dengan adanya fasilitas webcame.

·         Sebaiknya POSNET menambah kapasitas server yang disesuaikan dengan batas maksimum dari pengguna.

·         Karena sudah ada jadwal shift yang bekerja sebagai kasir, sebaiknya Finance tidak perlu bertindak sebagai kasir. Finance cukup mengawasi kegiatan operasional POSNET UKSW.

IX.             Kesimpulan

Setelah dilakukan audit pada POSNET UKSW disimpulkan bahwa proses bisnis dan penggunaan software transaksi pada kasir belum maksimal. Karena masih ditemukan beberapa kendala dari software di kasir. Kendala-kendala tersebut antara lain masih sering terjadi lag saat di refresh, kapasitas server yang kurang memenuhi kapasitas maksimum dari pengguna warnet sehingga sering down, loading internet yang lama jika pengguna warnet penuh, tidak adanya print out untuk pengguna sebagai bukti transaksi, fasilitas yang kurang lengkap, dan adanya finance yang ikut menjadi penjaga kasir yang seharusnya sudah ada pegawai yang bertugas menjaga kasir. Oleh sebab itu perlu adanya perbaikan-perbaikan baik dalam proses bisnis ataupun dalam software pada kasir agar manfaat dari adanya warnet di lingkungan kampus ini lebih memaksimalkan manfaatnya.

LAMPIRAN

Daftar Pertanyaan :

1.      Bagaimana profil perusahaan POSNET UKSW?

2.      Siapa nama pemilik dari POSNET UKSW?

3.      Apa tujuan dari terbentuknya perusahaan POSNET UKSW?

4.      Bagaimana proses bisnis POSNET UKSW?

5.      Bagaimana penggunaan software kasir?

6.      Seperti apa profil dari staff pemegang/pengguna kasir?

7.      Apakah ada keluhan dalam penggunaan software?

8.      Software yang digunakan didapat darimana?

9.      Kenapa atau atas tujuan apa software ini dibangun?

10.  Latar belakang software?

11.  Sudah berapa lama software dipakai?

12.  Software yang dipakai sudah seperti ini sejak awal atau sudah mengalami pengembangan?

13.  Apakah membutuhkan pengembangan lagi? Seperti apa?

14.  Apa keamanan software sudah cukup?

15.  Apa software sering diaudit? Seberapa sering? Siapa yang audit?

16.  Apa ada back up data? Bagaimana cara memback up data?

17.  Siapa yang berperan mem-back up data?

18.  Dibagian mana back up data disimpan?

19.  Bagaimana struktur organisasi?

20.  Bagaimana support systemnya?

21.  Bagaimana pencatatan keuangan pada system kasir?

22.  Seberapa besar server yang digunakan dan terletak dimana server tersebut?

23.  Seberapa besar spec computer yang harus ditambah untuk mengatasi lag?

 Hasil Wawancara :

Ø  Proses Bisnis :

User datang ke POSNET UKSW. Jika ingin print, maka datang ke meja print yang dijaga oleh Costumer Service 1. Setelah menunjuk data yang akan diprint kepada CS1, user akan diberi nota pembayaran. Kemudian user akan datang ke kasir untuk menyerahkan nota dan membayar total harga print, setelah itu pihak kasir akan memberi tanda lunas pada user, dan user menyerahkan bukti tersebut pada CS1, kemudian user mendapatkan hasil print. Jika ingin menggunakan warnet, user menuju Costumer Service 2 untuk menyerahkan KTM dan mengambil kartu meja/ bilik. Kemudian datang ke meja/bilik sesuai nomor yang tertera dalam kartu meja/bilik. Setelah selesai, user datang ke kasir dengan menyerahkan nomor meja/bilik, kemudian kasir akan menyebutkna besar tagihan kepada user. Setelah user membayar, KTM user akan diserahkan kembali kepada user.

Ø  Software yang digunakan : Indobilling versi 7

Ø  Cara penggunaan:

-          Kasir login dengan username dan password (setiap kasir memiliki password, dan setiap kasir memiliki password berbeda)

-          Dalam perhitungan data print dilakukan setiap pergantian shift,

Senin-Sabtu : (06.30-14.30) (14.30-22.00)

Minggu        : (09-00-15.30) (15.30-22.00)

-          Semua inputan pendapatan transaksi ada di billing kasir.

-          Setiap pergantian shift akan mengirimkan data transaksi melalui email ke direktur.

Ø  Profil staf kasir :

-          Perempuan

-          Bisa excel

-          Bisa dari semua fakultas

-          Bisa hitung menghitung

-          Ontime/disiplin

-          Cekatan

-          Teliti

Staf kasir akan mengalami training sebelum resmi bekerja selama 3 bulan.

Ø  Keluhan pada software, jika pengunjung full, sering terjadi lag pada software saat merefresh perhitungan. Refresh software sendiri sudah secara otomatis dilakukan setiap 40 detik sekali.

Ø  Asal software yang dipakai POSNET, dengan membeli dari www.indobilling.net disusun oleh bapak Sumintar.

Ø  Dalam data transaksi yang sudah masuk dalam pencatatan di computer, tidak bisa di edit atau diolah oleh staf biasa. Hanya teknisi yang memiliki kewenangan dalam mengedit data transaksi. Jadi jika terjadi salah inputan data, pihak kasir tidak bisa langsung menghapus. Pihak kasir harus lapor pada teknisi jika terjadi kesalahan dalam penginputan data, setelah itu baru data diedit oleh teknisi saat akan melakukan pelaporan.

Ø  Terdapat back up an data yang berupa excel bentuknya billing. Data tersebut tidak hanya disimpan dalam satu PC saja, ada 3 PC yang secara otomatis memiliki data tersebut, karena tersambung oleh LAN. Semua data tersebut disimpan dalam server.

Ø  Software yang digunkan POSNET sudah berlangsung selama 4 tahun. Sebelumnya POSNET menggunakan Windows Explore. Alasan tidak memakai Windows Explore adalah kurangnya privasi, sehingga semua karyawan bisa mengolah billing.

Ø  Pemakaian Indobilling dari pemakaian awal sudah menggunakan versi 7. Sampai sekarang belum ada pengembangan data, karena menurut narasumber sudah memenuhi kebutuhan mereka, dan tidak ada keluhan berarti yang mengganggu kinerja mereka. Hanya saja sudah mengalami beberapa upgrade station seperti meja atau billing.

Ø  Keamanan dari software, menurut pengguna aplikasi sudah cukup aman, karena sudah ada password yang setiap user memiliki password yang berbeda. Kemudian sudah ada antivirus dank arena database menggunakan jenis linux, jadi lebih aman.

Ø  POSNET UKSW setiap tahun diaudit oleh UKSW (audit internal UKSW). Back up data (report) dilakukan per hari. Dicek oleh Kepala Administrasi dan Direktur setiap bulan.

Ø  Alur yang melakukan back up data :

Teknisi                    Finance                Kepala Administrasi

Cara back up data :

-          Ada kolom tanggal dan tahun diisi

-          Kemudian di export

-          Membuka data melalui Excel

-          Di SUM (melakukan penjumlahan)

Setelah dijumlah, dicocokkan kembali. Sering terjadi beberapa perbedaan. Jika penghitungan di computer, karena tagihan terdapat 2 digit setelah koma, maka itu ikut dihitung. Tapi dalam perhitungan manual, 2 digit tersebut tidak dihitung. Jadi ditemukan selisih.

Ø  Computer sebagai penunjang system

-          Untuk user, Pentium 2 core 2,8

-          Pada kasir, intel atom 1,6 Gb

-          Fasilitas yang ditawarkan POSNET

Dulu POSNET menggunakan Headset sebagai penunjang fasilitas. Naum karena banyak Headset yang rusak dan tidak semua melaporkan kepada staf, sehingga tidak mengalami perbaikan. Ada juga karena kasus kehilangan Headset di POSNET. Sehingga persediaan Headset di POSET semakin berkurang. Oleh sebab itu sekarang Headset ditiadakan. Jika ingin menggunkan Headset, maka user membawa Headset sendiri.

-          Penunjang system selanjutnya dengan dilengkapi webcam. Namun penunjang ini kurang begitu efektif, karena tidak disertai Headset dari pihak POSNET  secara langsung.

Printscreen Software