Presentasi 4 ~ Audit dan Analisis Sistem Informasi Akuntansi

Assessing the Financial Stability of Vendor Organizations

Rimang Aldino Sandy (682010003); Jerry Wicaksono (682010004); Immanuel Bagus Prasetya (682010017); Robert Budiman (682010048); Heru Setiawan (682010088)

I. PENDAHULUAN

· LATAR BELAKANG

Di era modern yang selalu berkembang seperti saat ini, teknologi memiliki peran yang penting untuk mendukung kinerja dan proses bisnis yang dilakukan oleh perusahaan. Saat ini, sudah banyak perusahaan yang mulai beralih dari proses kerja manual menjadi proses kerja yang terkomputerisasi dan terintegrasi untuk melakukan proses bisnis di perusahaan, khususnya perusahaan-perusahaan yang memiliki scope yang luas. Berbagai macam teknologi baru selalu bermunculan dan berkembang, baik berupa device maupun sistem yang memiliki tujuan serta manfaat yang berbeda-beda bagi perusahaan. Namun, tidak semua perusahaan mampu untuk menggunakan maupun mengembangkan teknologi yang ada untuk mendukung proses bisnis perusahaan dan meningkatkan kinerja perusahaan mereka sendiri.

Oleh sebab itu, diperlukan pihak ketiga (outsource) di luar perusahaan yang berkompeten dan mampu untuk mengembangkan teknologi bagi perusahaan tersebut, demi mendukung proses bisnis dan meningkatkan kinerja yang dilakukan perusahaan. Pihak ketiga tersebut disebut dengan vendor. Terdapat berbagai macam vendor yang menyediakan layanan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Namun, tidak semua vendor mampu menyediakan layanan yang baik dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan, sehingga perusahaan perlu lebih selektif dalam memilih vendor dengan kriteria-kriteria tertentu yang ditentukan oleh perusahaan.

· TUJUAN

- Untuk membantu perusahaan mengembangkan maupun memperbaiki sistem yang ada.

- Mengurangi berbagai biaya tetap dan biaya selama proyek berjalan (fixed and recurrent cost), seperti biaya mempersiapkan perangkat keras atau perangkat lunak untuk membangun sistem.

· MANFAAT

- Memberikan kesempatan bagi perusahaan untuk lebih memfokuskan diri pada kegiatan bisnis utamanya (core business), seperti melayani pelanggan, pemasaran, pembuatan desain produk baru, dan sebagainya.

- Memperbaiki proses bisnis internal yang ternyata tidak sesuai dengan yang seharusnya. Hal ini mungkin dapat diketahui saat akan mengadaptasi system. Dari sinilah organisasi dapat menilai prosedur-prosedur yang ada, menggantinya dengan mengadaptasi prosedur-prosedur yang baru.

II. TINJAUAN PUSTAKA

Outsource adalah sistem yang dibuat atau dibeli dari vendor (Laudon ,2002 : 438). Yang dimaksud dengan vendor adalah individu atau kelompok yang menjual produk-produk atau jasa layanan IT kepada organisasi yang membutuhkan jasa atau produknya. Vendor sendiri dapat dipisahkan atas 2 (dua) bagian, yaitu vendor yang membuat produk dan layanannya sendiri disebut kontraktor, dan vendor yang hanya menjual produk dan jasa IT dari perusahaan lainnya (reseller) disebut sebagai vendor saja (Administration for Children and Families [b], 2005).

III. PEMBAHASAN

· Outsourcing & Vendor

Saat ini banyak perusahaan besar yang lebih memilih untuk membeli paket-paket sistem dari vendor pembuat perangkat lunak (software house) daripada harus membuat sendiri sistem yang dibutuhkan. Hal ini umumnya dilatarbelakangi oleh keinginan perusahaan untuk mendapatkan manfaat dari sisi biaya (cost beneficial). Selain itu kurangnya SDM yang ahli dalam bidang sistem informasi juga menjadi salah satu alasan mengapa perusahaan lebih memilih untuk membeli sistem yang dibutuhkan.

Ada beberapa alasan mengapa banyak organisasi yang beralih memilih sistem outsource adalah:

o Mengurangi berbagai biaya tetap dan biaya selama proyek berjalan (fixed and recurrent cost), seperti biaya mempersiapkan perangkat keras atau perangkat lunak untuk membangun sistem.

o Memberikan kesempatan bagi perusahaan untuk lebih memfokuskan diri pada kegiatan bisnis utamanya (core business), seperti melayani pelanggan, pemasaran, pembuatan desain produk baru, dan sebagainya.

o Memperbaiki proses bisnis internal yang ternyata tidak sesuai dengan yang seharusnya. Hal ini mungkin dapat diketahui saat akan mengadaptasi system. Dari sinilah organisasi dapat menilai prosedur-prosedur yang ada, menggantinya dengan mengadaptasi prosedur-prosedur yang baru.

· Peran Vendor Kaitannya dengan Sistem Informasi di Suatu Organisasi

o Administrative Expert

Tugas dari Adminstrative Expert adalah menyediakan pelayanan yang terbaik melalui sistem yang efektif, tepat waktu dan akurat dalam setiap proses bisnis yang terjadi dalam perusahaan, termasuk pembayaran gaji karyawan, pencatatan jumlah karyawan yang dimiliki, dan lain sebagainya.

o Consultant

Vendor harus mampu menjadi konsultan bagi perusahaan, saat perusahaan hendak membangun sebuah sistem dalam perusahaan. Perusahaan harus membicarakan kebutuhan perusahaan kepada vendor, agar vendor dapat membangun sistem sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Namun, vendor tidak harus menuruti atau memenuhi semua permintaan atau keinginan perusahaan dalam membangun sistem, hanya karena perusahaan membayar mereka. Vendor harus memberikan masukan atau saran yang baik dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan, agar sistem yang hendak diterpakan nantinya sesuai dengan kondisi perusahaan.

o Competency expert

o Culture Builder

Vendor harus mengetahui kultur dari perusahaan pengguna. Vendor harus paham dengan proses bisnis, sistem dan cara kerja pegawai atau budaya kerja yang ada dalam perusahaan tersebut, agar vendor bisa membuat sistem yang sesuai dengan kondisi perusahaan.

o System Procedure Expert

Dalam hal ini vendor memberikan rincian – rincian hal – hal yang akan dimasukkan dalam perjanjian sehingga perselisihan dikemudian hari bisa dihindari. Banyak hal yang perlu dicantumkan dalam service agreement yang memerlukan pembahasan rinci misalnya jenis pekerjaan yang harus dilakukan, pembayaran uang makan, lembur dan lain – lain. Pembahasan hal – hal tersebut memerlukan keahlian yang mengerti masalah tersebut. Rincian tentang hal – hal tersebut tercantum dalam lampiran di perjanjian kerja bersama.

· Kriteria Memilih Vendor

o Harga dan Kualitas

Harga dan kualitas yang vendor tawarkan harus dipertimbangkan dengan baik sebab belum tentu harga yang murah mempunyai kualitas yang baik.

o Jangka waktu pembayaran

Jangka waktu pembayaran ini sangat berpengaruh dalam presentasi management fee yang dibayarkan ke vendor. Perusahaan yang melakukan pembayaran di muka biasanya akan mendapatkan management fee yang lebih kecil.

o Kapasitas pelayanan

Kapasitas pelayanan menentukan harga. Semakin tinggi pelayanan yang diminta kepada vendor semakin tinggi pula harganya.

o Variasi produk

Ada vendor yang menyediakan pekerja untuk semua jenis pekerjaan tapi ada juga yang berspesialisasi pada jenis pekerjaan tertentu misalnya call center, collection atau marketing saja.

o Klien dan Mitranya

Melihat siapakah klien/mitra dari vendor tersebut. Klien adalah perusahaan yang menggunakan jasa vendor tersebut. Jika klien dari vendor ini adalah perusahaan yang bonafid kemungkinanan vendor tersebut juga bagus. Mitra adalah pengelola vendor tersebut apakah mempunyai kompetensi di bidang outsource atau hanya sekedar mempunyai uang banyak tetapi tidak memahami bisnis outsource.

IV. PUSTAKA

http://iftidayasar.blogspot.com/2009/01/cara-memilih-vendor-outsourcing.html

http://indosdm.com/peran-vendor-outsourcing-dan-perusahaan-pengguna

http://informatika.blog.esaunggul.ac.id/2012/03/22/outsourcing-di-dunia-teknologi-informasi/

PAPER AUDIT DAN ANALISIS SIA

Assessing the Financial Stability

of Vendor Organizations

DISUSUN OLEH:

Nelly Fela Sobalely (682010011)

Barbara B C Seroan (682010070)

Ray Veronica H (682010080)

Ega Yolanda Kawulusan (682010057)

Christy Susanti (68201027)

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI

UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Tuntutan opersaingan dunia usaha yang ketata di era globalisasi saat ini menuntut perusahaan untuk berusaha menginkatkan kinerja usahanya melalui pengelolaan organisasi yang efektif dan efisien. Salah satu upaya yang dilakukan adalah dengan memperkerjakan tenaga kerja seminimal mungkin untuk dapat memberi kontribusi maksimal sesuai sasaran perusahaan. Untuk itu perusahaan berupaya fokus menangani pekerjaan yang menjadi bisnis inti (core business), sedangkan pekerjaan penunjang diserahkan kepada pihak lain atau Outsourcing.

Bagi sebagian industri, Supplier ataupun Vendor hanyalah perusahaan penyuplai produk ataupun jasa yang berada diluar organisasi yang perannya terkadang kurang diperhitungkan. Tetapi dengan semakin ketatnya kompetisi global, maka peran supplier ataupun vendor adalah hal yang begitu esensial bagi kesuksesan organisasi. Dalam era standarisasi sekarang, menuntut Vendor untuk selalu lebih baik tidaklah cukup. Super Vendor yaitu vendor yang mampu menunjukan kinerja terbaiknya tidaklah datang dengan tiba-tiba, diperlukan suatu sistem yang komprehensif yang mampu mengukur dan mengembangkan kinerja Vendor sehingga kinerja Vendor selalu menjadi lebih baik dan akhirnya menjadi Super Vendor.

B. Tujuan

· Fokus pada kompetensi utama

· Penghematan dan pengendalian biaya operasional

· Memanfaatkan kompetensi vendor outsourcing

· Perusahaan menjadi lebih ramping dan lebih gesit dalam merespon pasar

· Mengurangi resiko

· Meningkatkan efisiensi dan perbaikan pada pekerjaan-pekerjaan yang sifatnya non-core

C. Manfaat

Dengan semakin ketatnya kompetisi global, maka peran supplier ataupun vendor adalah hal yang begitu esensial bagi kesuksesan organisasi.

TINJAUAN PUSTAKA

Defenisi Outsourcing

Outsourcing terbagi atas dua suku kata: out dan sourcing. Sourcing berarti mengalihkan kerja, tanggung jawab dan keputusan kepada orang lain. Outsourcing dalam bahasa Indonesia berarti alih daya. Dalam dunia bisnis, outsourcing atau alih daya dapat diartikan sebagai penyerahan sebagian pelaksanaan pekerjaan yang sifatnya non-core atau penunjang oleh suatu perusahaan kepada perusahaan lain melalui perjanjian pemborongan pekerjaan atau penyediaan jasa pekerja/buruh.

Beberapa definsi Outsourcing yang telah dikembangkan oleh para ahli:

1. Outsourcing adalah tindakan memindahkan beberapa aktivitas rutin internal perusahan, termasuk dalam hal pengambilan keputusan kepada pihak lain yang diatur oleh kontrak perjanjian (Maurice F.Greaver II,1999)

2. Outsourcing adalah pemindahan tanggung jawab manajemen kepada pihak ketiga secara berkesinambungan di dalam menyediakan layanan yang diatur oleh perjanjian (Sheeveport Management Consultancy)

3. Outsourcing adalah tindakan kontak dengan pihak lain (di luar perusahaan) terhadap fungsi, tugas atau layanan organisasi dalam rangka mengurangi beban proses, memperoleh keahlian teknis maupun penghematan biaya (Eugene Garaventa, Thomas Tellefsen, 2001)

Dari ketiga defenisi tersebut dapat disimpulkan bahwa Outsourcing adalah pendelegasian operasi atau pekerjaan yang bukan inti (non-care) yang semula dilakukan secara internal kepada pihak eksternal yang memiliki spesialisasi untuk melakukan operasi tersebut. Keputusan bisnis Outsourcing dilakukan pada umumnya untuk menekan biaya atau untuk meningkatkan fokud pada kompetensi inti.

Defenisi vendor

Vendor adalah pihak ketiga yang menjadi produsen material – material perusahaan.

Jenis Vendor:

A. Fix Vendor

Fix vendor adalah vendor yang sering kita bertransaksi di sana, kita masukkan ke dalam setting vendor tetap. Biasanya menyangkut barang2 atau jasa yang penting dan vital.

Misal Vendor barang2 penting bagi kelangsungan proses produksi kita. Tidak akan mungkin beli di Vendor yang tidak kita masukkan kedalam list of vendor perusahaan.

B. One Time Vendor

One time vendor adalah vendor yang sekali – sekali aja kita menggunakan jasa dia, dan biasanya produk atau jasa tidak menjadi kebutuhan penting.

Misal di sistem saya dulu adalah : Vendor Jasa tambal ban.

Peranan Vendor Kaitannya Dengan Sistem Informasi Di Suatu Organisasi

Sistem Gudang merekap siapa saja vendor langganan kita dalam sebuah table sebagai bahan referensi jika membutuhkan sebuah product yang dijual di vendor-vendor tertentu.

Data detail vendor harus diketahui semua, antara lain :

- Identitas Vendor (Nama,Alamat, telepon, kontak person, dll)

- Spesial data (NPWP, No Rekening Bank),

Data ini akan nantinya menjadi dasar tagihan di dalam sistem gudang.

- Data Vendor Setting di sistem (Type pembayaran, Periode pembayaran)

Data – data master ini merupakan setting untuk proses transaksi misal pembayaran tagihan kepada kita.

Setelah kita menerima barang dari vendor, kita akan menerima invoice dari vendor. Invoice ini kita periksa kemudian kita masukkan ke dalam aplikasi software kita.

Narasi untuk penerimaan invoice vendor adalah:

1) Penerimaan invoice dari vendor

Bagian keuangan atau finance menerima invoice dari vendor terkait barang yang telah dikirimkan. Bagian finance akan mengecek melalui software apakah penerimaan barang sesuai dengan purchase order dan juga invoicenya sesuai dengan barang yang telah diterima.

2) Mengesahkan invoice_vendor yang tercreate otomatis saat receive order

3) Setelah dicek dengan benar maka invoice kemudian dimasukkan ke dalam software.

Saat memasukkan invoice, software akan memilih purchase_order kemudian memilih receive_order mana saja yang tercakup dalam invoice ini. Setelah dipilih maka receive_order ditandai supaya tidak sipilih lagi, tanda itu berupa isi dari iv_id.

Kemudian ubah statusnya menjadi kirim supaya disahkan oleh manager finance.

Tabel yang terlibat dalam entry invoice vendor ini adalah:

- invoice_vendor dengan primary key iv_id

- invoice_vendor_item

4) Pengesahan invoice_vendor

Manager finance kemudian mengesahkan invoice_vendor ini.

Data akuntansi yang terupdate adalah:

- persediaan (debit)

- ap (credit)

Data tabel yang terupdate juga adalah total_ap dari vendor tersebut.

Kriteria Yang Layak Dari Suatu Vendor

1) Pemain Lama
Vendor outsourcing dengan tingkat pengalaman yang tinggi (lebih dari 10 tahun), biasanya memiliki jumlah klien dan SDM yang besar. Kelebihan mereka dibandingkan pemain baru adalah pada sistem manajemen, kualitas jasa, reputasi dan kredibilitas yang telah teruji selama bertahun-tahun melayani berbagai jenis perusahaan.
Namun, sebagai pemain besar yang menguasai pasar, mereka biasanya mematok biaya yang lebih tinggi dibandingkan vendor lain. Kelemahan lain adalah kurangnya perhatian dan dedikasi terhadap klien baru. Hal ini terjadi karena besarnya beban pekerjaan yang mereka tanggung akibat banyaknya klien serta SDM yang mereka kelola.
Mereka akan lebih fokus melayani klien lama dengan SDM yang besar, dan tentunya memberikan keuntungan yang juga lebih besar dibandingkan klien baru yang masih sedikit permintaan SDM-nya.

2) Pemain Baru

Vendor outsourcing yang baru memasuki bisnis ini (kurang dari 10 tahun) biasanya memiliki semangat yang tinggi untuk terus memperbaiki kinerja dan sistem manajemen mereka demi memuaskan keinginan pelanggan. Karena jumlah klien dan SDM yang mereka kelola masih sedikit, komunikasi, perhatian dan dedikasi mereka terhadap perusahaan akan lebih baik daripada pemain lama. Respon terhadap permasalahan yang dihadapi perusahaan relatif lebih cepat daripada pemain lama.

Namun, memilih pemain baru sebagai mitra kerja perusahaan memiliki resiko yang cukup besar, terutama dari tingkat pengetahuan serta pengalaman mereka dalam mengelola SDM dan menghadapi persoalan-persoalan hukum ketenagakerjaan.

3) Manajemen yang profesional

Vendor yang memegang teguh prinsip profesionalisme adalah vendor yang menerapkan sistem manajemen mutu dengan fokus pada kepuasan pelanggan dengan memberikan pelayanan berkualitas, dan tepat waktu dalam memenuhi permintaan perusahaan.

Ciri-ciri vendor yang menerapkan manajemen profesional antara lain:

a. Berbudaya korporat: transparansi, independensi, responsif, akuntabilitas, dan kejujuran.

b. Menjaga prinsip efisiensi dan efektivitas.

c. Bekerja secara terencana/terprogram.

d. Menerima setiap umpan balik dari perusahaan, mengevaluasi dan melakukan perbaikan.

4) Pengalaman menangani perusahaan besar

Perusahaan-perusahaan besar biasanya memberikan persyaratan yang cukup sulit dipenuhi oleh sebagian besar vendor outsourcing. Vendor outsourcing dituntut untuk memiliki sistem manajemen yang profesional dan tingkat kinerja yang tinggi dari SDM yang ditempatkan di perusahaan mereka.

Bila vendor outsourcing yang anda pilih memiliki pengalaman kerjasama yang cukup panjang dengan perusahaan-perusahaan ini, dapat dipastikan mereka cukup profesional untuk bekerjasama dengan perusahaan anda.

SUMBER

· http://www.jmt.co.id/outsourcing/index.php?option=com_content&view=article&id=40&Itemid=11

· http://cio-indo.blogspot.com/2012/07/outsourcing-pengertian-macam-dan.html

· http://erpsc.fri.ittelkom.ac.id/index.php/en/career-opportunity/91-erpscc/training/training-other/143-pengukuran-dan-pengembangan-kinerja-supplier

PRESENTASI 4

AUDIT DAN ANALISIS SIA

Assessing the Financial Stability of Vendor Organizations

Examining Vendor Organization Contracts

Kelompok 4 :

Fieka Amadea H 682010001

Yohanna Amelia 682010007

Juwita Artanti K 682010008

Sie, Monica Elvira 682010009

Artantia Krisnadevi 682010054

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI

UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA

2013

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Saat ini makin banyak perusahaan manufaktur yang menyadari pentingnya peranan vendor dalam mendukung performansi rantai suplai mereka secara keseluruhan. Evaluasi kinerja vendor sangat penting dilakukan secara berkala oleh perusahaan agar para vendor dengan karakteristiknya yang berbeda- beda senantiasa termotivasi untuk selalu memberikan pelayanan yang terbaik bagi perusahaan. Evaluasi kinerja vendor perlu dilakukan dengan menggunakan metode yang tepat dan indikator kinerja sesuai dengan standar perusahaan. Dengan demikian, perusahaan dapat mengukur keseluruhan kinerja para vendor dan memberikan masukan (feedback) kepada para vendor untuk perbaikan di masa yang akan datang. Evaluasi vendor diterapkan dengan perspektif kriteria penilaian keringanan waktu pelunasan pembayaran, quality dan delivery. Kriteria tersebut dinilai belum sepenuhnya merepresentasikan kapabilitas dan kinerja dari vendor dalam menghasilkan unit yang diinginkan. Kerangka kriteria kinerja vendor yang dapat merepresentasikan kinerja vendor secara lengkap adalah terdiri dari price, ketepatan quality, delivery dan service.

B. TUJUAN

· Penghematan dan pengendalian biaya operasional

Salah satu alasan utama melakukan outsourcing adalah peluang untuk mengurangi dan mengontrol biaya operasional. Perusahaan yang mengelola SDM-nya sendiri akan memiliki struktur pembiayaan yang lebih besar daripada perusahaan yang menyerahkan pengelolaan SDM-nya kepada vendor outsourcing. Hal ini terjadi karena vendor outsourcing bermain dengan “economics of scale” (ekonomi skala besar) dalam mengelola SDM. Sama halnya dengan perusahaan manufaktur, semakin banyak produk yang dihasilkan, semakin kecil biaya per-produk yang dikeluarkan. Bagi vendor outsourcing, semakin banyak SDM yang dikelola, semakin kecil juga biaya per-orang yang dikeluarkan. Selain itu, karena masalah ketenagakerjaan adalah core-business, efisiensi dalam mengelola SDM menjadi perhatian utama vendor outsourcing. Dengan mengalihkan masalah ketenagakerjaan kepada vendor outsourcing, perusahaan dapat melakukan penghematan biaya dengan menghapus anggaran untuk berbagai investasi di bidang ketenagakerjaan termasuk mengurangi SDM yang diperlukan untuk melakukan kegiatan administrasi ketenagakerjaan. Hal ini tentunya akan mengurangi biaya overhead perusahaan dan dana yang dihemat dapat digunakan untuk proyek lain yang berkaitan langsung dengan peningkatan kualitas produk/jasa. Bagi kebanyakan perusahaan, biaya SDM umumnya bersifat tetap (fixed cost). Saat perusahaan mengalami pertumbuhan positif, hal ini tidak akan bermasalah. Namun saat pertumbuhan negatif, hal ini akan sangat memberatkan keuangan perusahaan. Dengan mengalihkan penyediaan dan pengelolaan SDM yang bekerja diluar core-business perusahaan kepada vendor outsourcing, perusahaan dapat mengendalikan biaya SDM dengan mengubah fixed cost menjadi variable cost, dimana jumlah SDM disesuaikan dengan kebutuhan core-business perusahaan. Pentingnya mengendalikan biaya SDM dapat kita lihat saat ini. Krisis yang disebabkan oleh kerapuhan dan ketidakpastian ekonomi serta politik global menyebabkan pendapatan perusahaan terus menurun. Hal ini diperparah dengan munculnya kompetitor-kompetitor baru yang membuat persaingan pasar menjadi tidak sehat.
Situasi ini menyebabkan perusahaan-perusahaan baik besar maupun kecil berusaha keras untuk tetap bertahan hidup dengan cara melakukan PHK besar-besaran untuk mengurangi fixed cost yang umumnya berada dikisaran 60-70% dari total biaya rutin.
Pernahkan anda melakukannya? PHK besar-besaran ini sebenarnya dapat dihindari apabila perusahaan dapat mengoptimalkan SDM-nya untuk bekerja di core-business saja dan mengalihkan SDM yang bekerja diluar core-business perusahaan kepada vendor outsourcing.

· Meningkatkan efisiensi dan perbaikan pada pekerjaan-pekerjaan yang sifatnya non-core

Saat ini banyak sekali perusahaan yang memutuskan untuk mengalihkan setidaknya satu pekerjaan non-core mereka dengan berbagai alasan. Mereka umumnya menyadari bahwa merekrut dan mengkontrak karyawan, menghitung dan membayar gaji, lembur dan tunjangan-tunjangan, memberikan pelatihan, administrasi umum serta memastikan semua proses berjalan sesuai dengan peraturan perundangan adalah pekerjaan yang rumit, banyak membuang waktu, pikiran dan dana yang cukup besar. Mengalihkan pekerjaan-pekerjaan ini kepada vendor outsourcing yang lebih kompeten dengan memberikan sejumlah fee sebagai imbalan jasa terbukti lebih efisien dan lebih murah daripada mengerjakannya sendiri.

C. MANFAAT

· Memanfaatkan kompetensi vendor outsourcing

Karena core-business-nya dibidang jasa penyediaan dan pengelolaan SDM, vendor outsourcing memiliki sumber daya dan kemampuan yang lebih baik dibidang ini dibandingkan dengan perusahaan. Kemampuan ini didapat melalui pengalaman mereka dalam menyediakan dan mengelola SDM untuk berbagai perusahaan. Saat menjalin kerjasama dengan vendor outsourcing yang profesional, perusahaan akan mendapatkan keuntungan dengan memanfaatkan keahlian vendor outsourcing tersebut untuk menyediakan dan mengelola SDM yang dibutuhkan oleh perusahaan. Untuk perusahaan kecil, perusahaan yang baru berdiri atau perusahaan dengan HRD yang kurang baik dari sisi jumlah maupun kemampuan, vendor outsourcing dapat memberikan kontribusi yang besar bagi perusahaan. Karena bila tidak ditangani dengan baik, pengelolaan SDM dapat menimbulkan masalah dan kerugian yang cukup besar bagi perusahaan, bahkan dalam beberapa kasus mengancam eksistensi perusahaan.

· Mengurangi resiko

Dengan melakukan outsourcing, perusahaan mampu mempekerjakan lebih sedikit karyawan, dan dipilih yang intinya saja. Hal ini menjadi salah satu upaya perusahaan untuk mengurangi resiko terhadap ketidakpastian bisnis di masa mendatang. Jika situasi bisnis sedang bagus dan dibutuhkan lebih banyak karyawan, maka kebutuhan ini tetap dapat dipenuhi melalui outsourcing. Sedangkan jika situasi bisnis sedang memburuk dan harus mengurangi jumlah karyawan, perusahaan tinggal mengurangi jumlah karyawan outsourcingnya saja, sehingga beban bulanan dan biaya pemutusan karyawan dapat dikurangi. Resiko perselisihan dengan karyawan bila terjadi PHK pun dapat dihindari karena secara hukum hal ini menjadi tanggung jawab vendor outsourcing. Berbekal pengalaman yang panjang dalam melayani berbagai jenis perusahaan, vendor outsourcing dapat meminimalisir masalah-masalah yang mungkin timbul terkait dengan penyediaan dan pengelolaan SDM.

TINJAUAN PUSTAKA

Dalam Buku Kamus Komputer dan Teknologi Informasi yang di tulis oleh Jack Febrian, kata ‘vendor’ mempunyai pengertian sebagai penyalur suatu perangkat baik hardware maupun software. Contohnya Metro Data, merupakan vendor yang menjual software dan hardware produksi IBM dan anak perusahaannya. Berdasarkan pengertian tersebut, single vendor adalah penyediaan barang atau jasa yang dari hardware sampai dengan software-nya berasal dari satu perusahaan atau merk. Sedangkan, multi vendor adalah penyediaan barang atau jasa yang hardware dan software-nya bisa dari berbagai macam perusahaan atau merk. Munculnya beragam vendor penyedia sarana teknologi informasi harus dicermati secara baik oleh seorang manajer IT dalam sebuah perusahaan. Pemilihan dan penggunaan sistem tidak dapat dipandang sebelah mata, karena hal ini memerlukan perhatian lebih, apakah akan menggunakan sistem single-vendor yang artinya hanya satu merk saja atau multi-vendor, dalam hal ini mengintegrasikan berbagai merk dalam satu sistem. Saat ini vendor-vendor saling bersaing dalam meningkatkan mutu dan teknologi. Sebagai contoh untuk memilih router sudah tersedia dari berbagai vendor seperti Juniper Network, Cisco, Linux based Router , Nortel, BSD-based router, dan lain-lain. Sedangkan untuk sistem operasi tersedia windows, linux, solaris, dan BSD. Untuk itu perusahaan harus benar-benar berhati-hati dalam memilih vendor. Semua tergantung dari kebutuhan perusahaan itu sendiri.

PEMBAHASAN

1. Apa yang dimaksud dengan outsourcing?

· Outsourcing atau alih daya merupakan proses pemindahan tanggung jawab tenaga kerja dari perusahaan induk ke perusahaan lain diluar perusahaan induk. Perusahaan diluar perusahaan induk bisa berupa vendor, koperasi ataupun instansi lain yang diatur dalam suatu kesepakatan tertentu. Outsourcing dalam regulasi ketenagakerjaan bisa hanya mencakup tenaga kerja pada proses pendukung (non--core business unit) atau secara praktek semua lini kerja bisa dialihkan sebagai unit outsourcing.

· Outsourcing terbagi atas dua suku kata: out dan sourcing. Sourcing berarti mengalihkan kerja, tanggung jawab dan keputusan kepada orang lain. Outsourcing dalam bahasa Indonesia berarti alih daya. Dalam dunia bisnis, outsourcing atau alih daya dapat diartikan sebagai penyerahan sebagian pelaksanaan pekerjaan yang sifatnya non-core atau penunjang oleh suatu perusahaan kepada perusahaan lain melalui perjanjian pemborongan pekerjaan atau penyediaan jasa pekerja/buruh.

2. Apa yang dimaksud dengan vendor?

· Dalam Buku Kamus Komputer dan Teknologi Informasi yang di tulis oleh Jack Febrian, kata ‘vendor’ mempunyai pengertian sebagai penyalur suatu perangkat baik hardware maupun software.

· Vendor juga sebuah lembaga, perorangan atau pihak ketiga yang menyediakan bahan, jasa, produk untuk diolah atau dijual kembali atau dibutuhkan oleh perusahaan untuk meningkatkan kinerja perusahaan

3. Apa saja peranan vendor kaitannya dengan sistem informasi di suatu organisasi?

· Administrative expert: Tugas administrative expert adalah menyediakan pelayanan yang terbaik melalui sistem yang efektif, tepat waktu dan akurat dalam setiap proses termasuk pembayaran karyawan, pencatatan jumlah karyawan yag masuk dan keluar, jumlah karyawan yang dipergunakan dan lain – lain.

· Consultant: Perusahaan vendor juga berlaku sebagai konsultan dalam hal tenaga kerja. Jadi vendor tidak boleh selalu menurut apa kemauan pengguna hanya karena dibayar oleh pengguna. Sebagai konsultan vendor justru harus memberikan saran kepada pengguna supaya hal – hal yang akan dilakukan menjadi baik. Misalnya perusahaan pengguna menginginkan karyawan outsource bekerja lebih dari delapan jam tapi tidak perlu membayar overtime. Hal ini tidak mungkin dilakukan . Karena itu perusahaan vendor perlu membicarakan masalah tersebut dengan pengguna untuk mencari solusinya. Misalnya dengan cara shift pekerja, atau dengan pengaturan waktu masuk yang lebih fleksibel. Disinilah peran vendor sebagai konsultan.

· Competency expert: Untuk mengetahui kompetensi tenaga kerja yang diperlukan oleh oleh pengguna, vendor harus membicarakan hal tersebut dengan perusahaan pengguna sebab perusahaan penggunalah yang mengetahui kriteria pekerjaan yang dibutuhkan. Jika tidak ada pembicaraan yang baik antara vendor dan perusahaan pengguna maka akan timbul permasalahan kesalahpahaman. Misalnya untuk pekerjaan di call center, vendor telah mencari orang yang dinamis, tidak mudah stress dan komunikasinya bagus. Perusahaan pengguna juga harus mengemukakan hal – hal yang diinginkannya secara jelas dan detail bahkan terhadap yang sensitive sekalipun.

· Culture Builder: Vendor harus mengetahui kultur dari perusahaan pengguna. Misalnya perusahaan PMA memerlukan orang yang kritis, dinamis dan speak up namun orang seperti itu mungkin tidak cocok dengan budaya perusahaan BUMN karena bisa dianggap sombong dan arogan.

· System Procedure Expert: Dalam hal ini vendor memberikan rincian – rincian hal – hal yang akan dimasukkan dalam perjanjian sehingga perselisihan dikemudian hari bisa dihindari. Banyak hal yang perlu dicantumkan dalam service agreement yang memerlukan pembahasan rinci misalnya jenis pekerjaan yang harus dilakukan, pembayaran uang makan, lembur dan lain – lain. Pembahasan hal – hal tersebut memerlukan keahlian yang mengerti masalah tersebut. Rincian tentang hal – hal tersebut tercantum dalam lampiran di perjanjian kerja bersama

4. Bagaimana memilih kriteria yang layak dari suatu vendor?

· Harga: Faktor harga memang penting untuk dipertimbangkan namun tidak berarti perusahaan harus memilih vendor yang paling murah sebab belum tentu yang murah tadi mempunyai kualitas yang baik.

· Jangka waktu pembayaran: Faktor ini juga penting diperhatikan. Tidak semua vendor harus dibayar di muka. Kalau jumlah karyawan yang dipakai tidak terlalu banyak seharusnya jangka waktu pembayaran bisa fleksibel, tapi kalau jumlah yang disupply cukup banyak memang harus ada pembayaran di muka sebab resikonya sangat besar . Jangka waktu pembayaran ini sangat berpengaruh dalam presentasi management fee yang dibayarkan ke vendor. Perusahaan yang melakukan pembayaran di muka biasanya akan mendapatkan management fee yang lebih kecil.

· Kapasitas pelayanan: Kapasitas pelayanan menentukan harga. Semakin tinggi pelayanan yang diminta kepada vendor semakin tinggi pula harganya. Misalnya perusahaan meminta vendor menyediakan tenaga kerja untuk ditempatkan di Irian atau Aceh, maka vendor akan meminta biaya transpor. Atau kalau tidak vendor akan mencari karyawan tersebut dari penduduk setempat.

· Variasi produk: Ada vendor yang menyediakan pekerja untuk semua jenis pekerjaan tapi ada juga yang berspesialisasi pada jenis pekerjaan tertentu misalnya call center, collection atau marketing saja.

· Klien dan Mitranya: Yang dimaksud dengan Klien adalah perusahaan yang menggunakan jasa vendor tadi, apakah perusahaan yang bonafid atau perusahaan yang tidak dikenal. Kalau klien dari vendor tadi adalah perusahaan yag bonafid kemungkinana vendor tersebut juga bagus. Sedang yang dimaksud dengan Mitra adalah pengelola vendor tersebut apakah mempunyai kompetensi di bidang outsource atau hanya sekedar mempunyai uang banyak tetapi tidak memahami bisnis outsource.

· Periode Rekrutmen dan Seleksi: Periode rekrutmen mempengaruhi delivery. Kalau yang dibutuhkan adalah tenaga kerja dengan kualifikasi biasa seperti data entry, lulusan D3, seharusnya bisa di-deliver dengan cepat. Namun kalau untuk tenaga kerja yang mempunyai kualifikasi lebih tinggi seperti kredit analis atau programmer atau manager maka diperlukan waktu yang lebih lama.

· Metode Perekrutan: Metode rekrutmen juga mempengaruhi harga. Semakin banyak jenis test yang dilakukan semakin tinggi pula harga yang harus dibayar kepada vendor. Ada jenis pekerjaan dimana karyawan yang kaan bekerja disitu harus melalui berbagai macam test, misalnya media TV. Test yang dilalui oleh calon reporter TV bermacam – macam mulai dari test IQ, pengetahuan umum, test kesehatan, wawancara dengan psikolog. Selain itu ada lagi syarat lainnya seperti IP harus tinggi, wajah harus ganteng dan cantik dan lain – lain. Namun juga ada yang memerlukan test yang sederhana saja terutama untuk low skiled workers.

Sebutkan tahapan-tahapan melakukan kontrak dengan vendor!

· Evaluasi Kelayakan : evaluasi kelayakan sangat diperlukan untuk menentukan pengambilan kebijakan sistem kerja outsourcing, kesiapan masing-masing Kepala Depatemen untuk menerima pekerja outsourcing menjamin qualitas kerja yang dihasilkan bisa sama dengan pekerja dan peran HRD serta stadard sistem prosedurnya.

· Seleksi calon vendor outsourcing : menyeleksi vendor outsorcing perlu dilakukan dengan caea seleksi yang obyektif dan terbuka untuk mendapatkan beberapa vendor yang bertanggung jawab dan memberikan produktivitas kerja yang baik.

· Sosialisasi Peralihan Rencana Kerja Outsourcing : sosialisasi ini sangat penting karena kalau tidak tepat sasaran, bisa menimbulkan masalah yang serius bahkan bisa memicu pemogokan kerja . Para Karyawan lama khawatir terancam posisinya dengan adanya pekerja outsourcing. Untuk itu sosialisasi sebaiknya berjenjang mulai dari para Kepala Departemen dan terus turun sampai dengan para pelaksana kerja.

· Pelaksanaan Kerja Outsourcing : pada tahap pelaksanaan, sebaiknya dilakukan secara bertahap mulai dari departemen umum yaitu cleaning service dan house keeping sambil dipantau hasilnya. Kalau berjalan baik, baru ditingkatkan kedepartemen yang lain.

6. Bagaimana sebaiknya mengelola suatu kontrak dengan vendor?

· Menegosiasikan kontrak yang menyeluruh namun fleksibel sehingga memungkinkan penyesuaian kecil ketika perubahan kebutuhan bisnis menuntut hal itu.

· Berhati-hatilah terhadap hubungan membatasi atau eksklusif. Misalnya, keterbatasan dengan vendor lain atau dengan pelanggan.

· Selain itu, kontrak yang memiliki hukuman berat untuk insiden yang tampaknya kecil harus dihindari.

· Jika vendor meminta kontrak jangka sangat panjang, Anda harus meminta untuk jangka pendek dengan opsi perpanjangan. Perlu diketahui bahwa kontrak yang saling menguntungkan membuat vendor menjadi mitra.

· Menjaga komunikasi terbuka dengan vendor.

7. Carilah contoh-contoh vendor sistem informasi!

PT Milano
PT Industri
Google Company

PUSTAKA

· http://fajarnoverdi.blogspot.com/2012/03/definisi-outsourcing.html

· http://setia-dewi.blogspot.com/2009/06/dunia-teknologi-informasi-yang.html

· http://www.jmt.co.id/outsourcing/index.php?option=com_content&view=article&id=44&Itemid=7

· http://indosdm.com/peran-vendor-outsourcing-dan-perusahaan-pengguna

· http://id.prmob.net/penjual/bisnis/kontrak-1638345.html

· http://www.inti.co.id/web/inti/20

· http://repository.binus.ac.id/content/MG662/MG66247942.ppt

AUDIT DAN ANALISIS SIA - SK 353

Assessing the Financial Stability of Vendor Organizations

Examining Vendor Organization Contracts

Oleh:

MARIA DAISIHARA 682010005

FARISA OETARI 682010006

VIRGIANO NUGRANTA PUTRA 682010042

NENCY NERISA 682010065

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI

UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA

MARET 2013

I. PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Teknologi informasi merupakan sebuah hal yang dapat ditemui dimana saja. Penerapan teknologi informasi di era globalisasi seperti ini memicu persaingan yang ketat diantara perusahaan –perusahaan. Suatu perusahaan tidak mungkin menggunakan teknologi informasi untuk status saja. Namun sudah menjadi suatu keharusan untuk menerapkan teknologi informasi di perusahaan. Karena dengan adanya teknologi informasi, sangat mempengaruhi kinerja dari perusahaan itu sendiri. Pemrosesan data yang cepat, keakuratan data yang terjamin, peningkatan efektifitas dan efisiensi, dan lain sebagainya.

Didalam penerapan teknologi informasi, banyak perusahaan yang mengembangkan system IT tersebut dari internal maupun eksternal. Penggunaan teknologi dari luar perusahaan atau eksternal harus dilakukan sexara hati-hati dan dibutuhkan perencanaan yang matang. Penggunaan Outsourcing sebuah system atau teknologi informasi merupakan suatu hal yang sedang berkembang di era sekarang ini. Pemakaian dan pemilihan vendor pun menjadi sesuatu yang lazim di perusahaan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan itu sendiri baik di bidang jasa maupun barang.

B. TUJUAN

Tujuan dari adanya Outsourcing dan Vendor adalah :

· Membantu perusahaan didalam mengembangkan suatu system dan teknologi informasi

· Membantu perusahaan didalam hal pengadaan barang dan jasa

· Menambah efektifitas dan efisiensi kinerja perusahaan

C. MANFAAT

Manfaat dari Outsourcing adalah :

· Pengembangan system yang dapat terus diperbaharui dan diperbaiki

· Perusahaan tidak terlalu repot untuk mengurusi pengembangan outsourcing karena sudah ada pihak ketiga yang membantu

Manfaat adanya Vendor :

· Perusahaan tidak terlalu kawatir akan pengadaan barang dan jasa

· Memiliki banyak koneksi dengan pihak luar

· Menjalin hubungan yang baik dengan mitra

II. TINJAUAN PUSTAKA

Pada umumnya vendor diartikan sebagai setiap orang atau perusahaan yang menjual barang atau jasa kepada orang lain dalam rantai produksi ekonomi. Dalam teknologi informasi serta dalam industry lain, istilah vendor sering digunakan atau diterapkan kepada pemasok barang dan jasa untuk perusahaan lain.

III. PEMBAHASAN

1. Keuntungan Melakukan Outsourcing

Beberapa keuntungan utama yang menjadi dasar keputusan untuk melakukan outsourcing adalah:

a. Fokus pada kompetensi utama

Dengan melakukan outsourcing, perusahaan dapat fokus pada core-business mereka. Hal ini dapat dilakukan dengan memperbaharui strategi dan merestrukturisasi sumber daya (SDM dan keuangan) yang ada.

Perusahaan akan mendapatkan keuntungan dengan memfokuskan sumber daya ini untuk memenuhi kebutuhan pelanggan, dengan cara mengalihkan pekerjaan penunjang diluar core-business perusahaan kepada vendor outsourcing dan memfokuskan sumber daya yang ada sepenuhnya pada pekerjaan strategis yang berkaitan langsung dengan kepuasan pelanggan atau peningkatan pendapatan perusahaan.

Jika perusahaan anda adalah perusahaan manufaktur atau jasa, bukankah lebih baik anda fokus pada core-business anda membuat produk atau jasa berkualitas tinggi yang dapat memuaskan keinginan pasar, daripada menghabiskan sumber daya perusahaan yang terbatas untuk menangani persoalan ketenagakerjaan?

b. Penghematan dan pengendalian biaya operasional

Sama halnya dengan perusahaan manufaktur, semakin banyak produk yang dihasilkan, semakin kecil biaya per-produk yang dikeluarkan. Bagi vendor outsourcing, semakin banyak SDM yang dikelola, semakin kecil juga biaya per-orang yang dikeluarkan.

Selain itu, karena masalah ketenagakerjaan adalah core-business, efisiensi dalam mengelola SDM menjadi perhatian utama vendor outsourcing.

Dengan mengalihkan masalah ketenagakerjaan kepada vendor outsourcing, perusahaan dapat melakukan penghematan biaya dengan menghapus anggaran untuk berbagai investasi di bidang ketenagakerjaan termasuk mengurangi SDM yang diperlukan untuk melakukan kegiatan administrasi ketenagakerjaan. Hal ini tentunya akan mengurangi biaya overhead perusahaan dan dana yang dihemat dapat digunakan untuk proyek lain yang berkaitan langsung dengan peningkatan kualitas produk/jasa.

Bagi kebanyakan perusahaan, biaya SDM umumnya bersifat tetap (fixed cost). Saat perusahaan mengalami pertumbuhan positif, hal ini tidak akan bermasalah. Namun saat pertumbuhan negatif, hal ini akan sangat memberatkan keuangan perusahaan. Dengan mengalihkan penyediaan dan pengelolaan SDM yang bekerja diluar core-business perusahaan kepada vendor outsourcing, perusahaan dapat mengendalikan biaya SDM dengan mengubah fixed cost menjadi variable cost, dimana jumlah SDM disesuaikan dengan kebutuhan core-business perusahaan.

Pentingnya mengendalikan biaya SDM dapat kita lihat saat ini. Krisis yang disebabkan oleh kerapuhan dan ketidakpastian ekonomi serta politik global menyebabkan pendapatan perusahaan terus menurun. Hal ini diperparah dengan munculnya kompetitor-kompetitor baru yang membuat persaingan pasar menjadi tidak sehat.

Situasi ini menyebabkan perusahaan-perusahaan baik besar maupun kecil berusaha keras untuk tetap bertahan hidup dengan cara melakukan PHK besar-besaran untuk mengurangi fixed cost yang umumnya berada dikisaran 60-70% dari total biaya rutin.

PHK besar-besaran ini sebenarnya dapat dihindari apabila perusahaan dapat mengoptimalkan SDM-nya untuk bekerja di core-business saja dan mengalihkan SDM yang bekerja diluar core-business perusahaan kepada vendor outsourcing.

c. Memanfaatkan kompetensi vendor outsourcing

Saat menjalin kerjasama dengan vendor outsourcing yang profesional, perusahaan akan mendapatkan keuntungan dengan memanfaatkan keahlian vendor outsourcing tersebut untuk menyediakan dan mengelola SDM yang dibutuhkan oleh perusahaan.

Untuk perusahaan kecil, perusahaan yang baru berdiri atau perusahaan dengan HRD yang kurang baik dari sisi jumlah maupun kemampuan, vendor outsourcing dapat memberikan kontribusi yang besar bagi perusahaan. Karena bila tidak ditangani dengan baik, pengelolaan SDM dapat menimbulkan masalah dan kerugian yang cukup besar bagi perusahaan, bahkan dalam beberapa kasus mengancam eksistensi perusahaan.

d. Perusahaan menjadi lebih ramping dan lebih gesit dalam merespon pasar

Setiap perusahaan, baik besar maupun kecil, pasti memiliki keterbatasan sumber daya. Dengan melakukan outsourcing, perusahaan dapat mengalihkan sumber daya yang terbatas ini dari pekerjaan-pekerjaan yang bersifat non-core dan tidak berpengaruh langung terhadap pendapatan dan keuntungan perusahaan kepada pekerjaan-pekerjaan strategis core-business yang pada akhirnya dapat meningkatkan kepuasan pelanggan, pendapatan dan keuntungan perusahaan.

Jika dilakukan dengan baik, outsourcing dapat membuat perusahaan menjadi lebih ramping dan lebih gesit dalam merespon kebutuhan pasar. Kecepatan merespon pasar ini menjadi competitive advantage (keunggulan kompetitif) perusahaan dibandingkan kompetitor. Setelah melakukan outsourcing, beberapa perusahaan bahkan dapat mengurangi jumlah karyawan mereka secara signifikan karena banyak dari pekerjaan rutin mereka menjadi tidak relevan lagi.

e. Mengurangi resiko

Resiko perselisihan dengan karyawan bila terjadi PHK pun dapat dihindari karena secara hukum hal ini menjadi tanggung jawab vendor outsourcing.

Berbekal pengalaman yang panjang dalam melayani berbagai jenis perusahaan, vendor outsourcing dapat meminimalisir masalah-masalah yang mungkin timbul terkait dengan penyediaan dan pengelolaan SDM.

f. Meningkatkan efisiensi dan perbaikan pada pekerjaan-pekerjaan yang sifatnya non-core

Saat ini banyak sekali perusahaan yang memutuskan untuk mengalihkan setidaknya satu pekerjaan non-core mereka dengan berbagai alasan.

Mereka umumnya menyadari bahwa merekrut dan mengkontrak karyawan, menghitung dan membayar gaji, lembur dan tunjangan-tunjangan, memberikan pelatihan, administrasi umum serta memastikan semua proses berjalan sesuai dengan peraturan perundangan adalah pekerjaan yang rumit, banyak membuang waktu, pikiran dan dana yang cukup besar.

Mengalihkan pekerjaan-pekerjaan ini kepada vendor outsourcing yang lebih kompeten dengan memberikan sejumlah fee sebagai imbalan jasa terbukti lebih efisien dan lebih murah daripada mengerjakannya sendiri.

2. .Penyebab Gagalnya Proyek Outsourcing

a. Kurangnya komitmen, dukungan dan keterlibatan pihak manajemen dalam pelaksanaan proyek outsourcing

Tanpa keterlibatan dari pihak manajemen dalam mencapai tujuan jangka pendek maupun jangka panjang proyek outsourcing, proyek outsourcing akan berjalan tanpa arahan yang jelas dan bahkan menyimpang dari strategi dan tujuan awal perusahaan.

b.Kurangnya pengetahuan mengenai siklus outsourcing secara utuh dan benar

Kurangnya pengetahuan akan outsourcing secara utuh dan benar dapat mengakibatkan proyek outsourcing gagal memenuhi sasaran dan bahkan merugikan perusahaan. Hal ini terjadi karena perusahaan gagal memilih vendor yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

c.Kurang baiknya cara mengkomunikasikan rencana outsourcing kepada seluruh karyawan

Komunikasi harus dilakukan secara efektif dan terarah agar tidak muncul rumor dan resistensi dari karyawan yang dapat mengganggu kemulusan proyek outsourcing. Resistensi ini muncul karena:

a. Kekhawatiran karyawan perusahaan akan adanya PHK.

b. Adanya penentangan dari karyawan atau serikat pekerja.

c. Kekhawatiran outsourcing dapat merusak budaya yang ada.

d. Kekhawatiran akan hilangnya kendali terhadap pekerjaan-pekerjaan yang dialihkan.

e. Kekhawatiran bahwa kinerja vendor dalam melakukan pekerjaan yang dialihkan ternyata tidak sebaik saat dikerjakan sendiri oleh perusahaan.

d.Terburu-buru dalam mengambil keputusan outsourcing.

Proses pengambilan keputusan untuk outsourcing harus dilakukan dengan hati-hati, terencana dan mempunyai metodologi yang jelas dan teratur. Jika tidak, hal ini malah menjadikan outsourcing sebagai keputusan yang beresiko tinggi.

Misalnya jika perusahaan tidak mengevaluasi penawaran dan kontrak secara hati-hati, akibatnya adalah timbul perselisihan antara perusahaan dengan vendor terkait pelaksanaan outsourcing.

e.Outsourcing dimulai tanpa visi yang jelas dan pondasi yang kuat.

Tanpa visi yang jelas dan pondasi yang kuat, tujuan dari proyek outsourcing tidak akan tercapai karena:

a. Harapan perusahaan terhadap vendor tidak jelas.

b. Perusahaan tidak siap menghadapi perubahan proses.

c. Perusahaan tidak membuat patokan kinerja sebelum pengalihan kerja ke vendor.

d. Peran dan tanggungjawab antara klien dan vendor yang tidak jelas.

e. Tidak adanya dukungan internal.

f. Lemahnya komunikasi atau manajemen internal.

g. Lemahnya manajemen proyek, keputusan diserahkan sepenuhnya kepada vendor.

Siklus Outsourcing

Berikut adalah diagram siklus outsourcing yang sebaiknya harus anda ikuti untuk menghindari kegagalan outsourcing. Diagram ini memberikan gambaran sistemik bagaimana cara mengembangkan rencana outsourcing, mulai dari studi kelayakan hingga evaluasi vendor. Seiring dengan pengalaman, efektivitas dan efisiensi proses-proses yang terjadi didalamnya harus terus dianalisis dan diperbaiki.

3. Peranan vendor kaitannya dengan sistem informasi di suatu organisasi

· Administrative expert:

Tugas administrative expert adalah menyediakan pelayanan yang terbaik melalui sistem yang efektif, tepat waktu dan akurat dalam setiap proses termasuk pembayaran karyawan, pencatatan jumlah karyawan yag masuk dan keluar, jumlah karyawan yang dipergunakan dan lain – lain.

· Consultant:

Perusahaan vendor juga berlaku sebagai konsultan dalam hal tenaga kerja. Jadi vendor tidak boleh selalu menurut apa kemauan pengguna hanya karena dibayar oleh pengguna. Sebagai konsultan vendor justru harus memberikan saran kepada pengguna supaya hal – hal yang akan dilakukan menjadi baik. Misalnya perusahaan pengguna menginginkan karyawan outsource bekerja lebih dari delapan jam tapi tidak perlu membayar overtime. Hal ini tidak mungkin dilakukan . Karena itu perusahaan vendor perlu membicarakan masalah tersebut dengan pengguna untuk mencari solusinya. Misalnya dengan cara shift pekerja, atau dengan pengaturan waktu masuk yang lebih fleksibel. Disinilah peran vendor sebagai konsultan.

· Competency expert:

Untuk mengetahui kompetensi tenaga kerja yang diperlukan oleh oleh pengguna, vendor harus membicarakan hal tersebut dengan perusahaan pengguna sebab perusahaan penggunalah yang mengetahui kriteria pekerjaan yang dibutuhkan. Jika tidak ada pembicaraan yang baik antara vendor dan perusahaan pengguna maka akan timbul permasalahan kesalahpahaman. Misalnya untuk pekerjaan di call center, vendor telah mencari orang yang dinamis, tidak mudah stress dan komunikasinya bagus. Namun orang yang mempunyai kriteria seperti yang ditetapkan vendor masih ditolak oleh pengguna. Ternyata selain kriteria di atas pengguna juga menginginkan orang tersebut harus cantik dan ganteng.
Perusahaan pengguna juga harus mengemukakan hal – hal yang diinginkannya secara jelas dan detail bahkan terhadap yang sensitive sekalipun. Misalnya dia tidak menginginkan karyawan yang laki – laki Islam semua sebab kalau hari Jum’at tidak ada yang berada di kantor. Hal-hal semacam itu boleh diungkapkan kepada vendor namun sebaiknya secara lisan sehingga tidak menimbulkan masalah SARA.

· Culture Builder:

Vendor harus mengetahui kultur dari perusahaan pengguna. Misalnya perusahaan PMA memerlukan orang yang kritis, dinamis dan speak up namun orang seperti itu mungkin tidak cocok dengan budaya perusahaan BUMN karena bisa dianggap sombong dan arogan.

· System Procedure Expert:

4. Kriteria yang layak dari suatu vendor

Untuk mendapatkan perusahaan outsourcing (vendor) yang berkualitas dan kredibel perusahaan pengguna bisa mendapatkannya melalui berbagai macam cara seperti menghubungi asosiasi, mencari pada situs SDM, majalah bisnis dan SDM, referensi dari perusahaan lain, peserta seminar outsourcing, referensi konsultan dan tender. Perusahaan yang telah mendapatkan calon – calon vendor dari berbagai sumber di atas sebaiknya mengadakan tender untuk memilih yang terbaik dilihat dari harga, jenis pelayanan serta kualitas pelayanan.

Dalam memilih vendor harus memperhatikan kompetensi mereka yang meliputi hal – hal sebagai berikut :

Harga: Faktor harga memang penting untuk dipertimbangkan namun tidak berarti perusahaan harus memilih vendor yang paling murah sebab belum tentu yang murah tadi mempunyai kualitas yang baik.
Jangka waktu pembayaran: Faktor ini juga penting diperhatikan. Tidak semua vendor harus dibayar di muka. Kalau jumlah karyawan yang dipakai tidak terlalu banyak seharusnya jangka waktu pembayaran bisa fleksibel, tapi kalau jumlah yang disupply cukup banyak memang harus ada pembayaran di muka sebab resikonya sangat besar . Jangka waktu pembayaran ini sangat berpengaruh dalam presentasi management fee yang dibayarkan ke vendor. Perusahaan yang melakukan pembayaran di muka biasanya akan mendapatkan management fee yang lebih kecil.
Kapasitas pelayanan: Kapasitas pelayanan menentukan harga. Semakin tinggi pelayanan yang diminta kepada vendor semakin tinggi pula harganya. Misalnya perusahaan meminta vendor menyediakan tenaga kerja untuk ditempatkan di Irian atau Aceh, maka vendor akan meminta biaya transpor. Atau kalau tidak vendor akan mencari karyawan tersebut dari penduduk setempat.
Variasi produk: Ada vendor yang menyediakan pekerja untuk semua jenis pekerjaan tapi ada juga yang berspesialisasi pada jenis pekerjaan tertentu misalnya call center, collection atau marketing saja.
Klien dan Mitranya: Yang dimaksud dengan Klien adalah perusahaan yang menggunakan jasa vendor tadi, apakah perusahaan yang bonafid atau perusahaan yang tidak dikenal. Kalau klien dari vendor tadi adalah perusahaan yag bonafid kemungkinana vendor tersebut juga bagus. Sedang yang dimaksud dengan Mitra adalah pengelola vendor tersebut apakah mempunyai kompetensi di bidang outsource atau hanya sekedar mempunyai uang banyak tetapi tidak memahami bisnis outsource.
Periode Rekrutmen dan Seleksi: Periode rekrutmen mempengaruhi delivery. Kalau yang dibutuhkan adalah tenaga kerja dengan kualifikasi biasa seperti data entry, lulusan D3, seharusnya bisa di-deliver dengan cepat. Namun kalau untuk tenaga kerja yang mempunyai kualifikasi lebih tinggi seperti kredit analis atau programmer atau manager maka diperlukan waktu yang lebih lama.
Metode Perekrutan: Metode rekrutmen juga mempengaruhi harga. Semakin banyak jenis test yang dilakukan semakin tinggi pula harga yang harus dibayar kepada vendor. Ada jenis pekerjaan dimana karyawan yang kaan bekerja disitu harus melalui berbagai macam test, misalnya media TV. Test yang dilalui oleh calon reporter TV bermacam – macam mulai dari test IQ, pengetahuan umum, test kesehatan, wawancara dengan psikolog. Selain itu ada lagi syarat lainnya seperti IP harus tinggi, wajah harus ganteng dan cantik dan lain – lain. Namun juga ada yang memerlukan test yang sederhana saja terutama untuk low skiled workers.

IV. SUMBER

· http://indosdm.com/cara-memilih-vendor-outsourcing

· http://www.jmt.co.id/outsourcing/index.php?option=com_content&view=article&id=44&Itemid=7

· http://whatis.techtarget.com/definition/vendor

· http://indosdm.com/peran-vendor-outsourcing-dan-perusahaan-pengguna

AUDIT DAN ANALISIS
SIA - SK 353

Assessing the Financial Stability of Vendor Organizations

Oleh :

682010010 - Adriana Wenno
682010023 - Stella Lie
682010031 - Kevin Noya
682010057 – Feby Djoko
682007005 – Radithya Pattipeilohy

Fakultas Teknologi Informasi

Universitas Kriten Satya Wacana

PENDAHULUAN

Outsourcing diartikan sebagai pemindahan atau pendelegasian beberapa proses bisnis kepada suatu badan penyedia jasa, dimana badan penyedia jasa tersebut melakukan proses administrasi dan manajemen berdasarkan definisi serta kriteria yang telah disepakati.

Outsourcing tidak dapat dipandang secara jangka pendek saja, dengan menggunakan outsourcing perusahaan pasti akan mengeluarkan dana lebih sebagai management feeperusahaan outsourcing. Outsourcing harus dipandang secara jangka panjang, mulai dari pengembangan karir karyawan, efisiensi dalam bidang tenaga kerja, organisasi, benefit dan lainnya. Perusahaan dapat fokus pada kompetensi utamanya dalam bisnis sehingga dapat berkompetisi dalam pasar, dimana hal-hal intern perusahaan yang bersifat penunjang (supporting) dialihkan kepada pihak lain yang lebih profesional. Pada pelaksanaannya, pengalihan ini juga menimbulkan beberapa permasalahan terutama masalah ketenagakerjaan.

PEMBAHASAN

1. Pengertian outsourching

outsourcing atau alih daya dapat diartikan sebagai penyerahan sebagian pelaksanaan pekerjaan yang sifatnya non-core atau penunjang oleh suatu perusahaan kepada perusahaan lain melalui perjanjian pemborongan pekerjaan atau penyediaan jasa pekerja/buruh.

2. Pengertian vendor

Vendor atau supplier adalah lembaga, perorangan atau pihak ketiga yang menyediakan bahan, jasa, produk untuk diolah atau dijual kembali atau dibutuhkan oleh perusahaan untuk meningkatkan kinerja perusahaan. Karenanya, mendata vendor seperti kita memperlakukan pelanggan menjadi kebutuhan penting bagi perusahaan. Nyaris, tidak ada vendor yang berdiri sendiri. Vendor juga adalah sebuah perusahaan yang memiliki mekanisme kerja dan sistem, sebagaimana perusahaan kita sendiri. Karenanya, apa yang menjadi persoalan vendor. Kerapa menjadi persoalan kita pula. Baik yang menyangkut manajemen mutu, ketepatan supply, kondisi pembayaran, dan lain-lain. Terlebih lagi jika vendor kita gunakan jasanya untuk mengerjakan sebagian dari bisnis kita, maka pemahaman yang baik mengenai vendor diperlukan sebagai bagian dari usaha meningkatkan kinerja perusahaan kita sendiri. Hubungan perusahaan dengan vendor, bisa juga lebih kompleks. Misalnya usaha retail, maka sistem pengkodean vendor kita gunakan untuk memproses data dalam perusahaan kita sendiri. Penggunaan kode yang dibuat oleh supplier atau vendor kerap lebih menghemat waktu kerja dan biaya jika dibandingkan jika kita mengkodekan sendiri data barang/persediaan yang kita beli. Aplikasi ini menempatkan vendor sebagai partner yang seluruh informasi dan datanya dapat dicatat selengkap mungkin, sebagaimana kita memperlakukan pelanggan. Dengan model ini, maka perusahaan dapat mencatat seluruh hubungan-hubungan kerja yang dengan vendor dengan baik. Semakin erat hubungan yang terjadi, semakin lengkap data yang bisa dimasukkan ke dalam sistem.

3. Peranan vendor kaitannya dengan sistem informasi di suatu organisasi

· Para vendor harus menyediakan produk dan dokumentasi sesegara mungkin setelah kontrak ditandatangani. Setelah software dikirim, perusahaan dapat mengembangkan pelatihan dan melakukan percobaan software serta membentuk tim implementasi.

· Vendor bertanggung jawab untuk memperbaiki masalah yang ditemukan oleh para tim implementasi. Sehingga vendor harus memiliki perwakilan di perusahaan secara langsung berhubungan dengan tim implemntasi.

· Vendor menyedikan pelatihan kepada orang yang akan memegang peranan dalam implementasi sistem.

· Key user ini adalah orang yang akan menegaskan bagaimana software akan membatu perusahaan, atau dapat juga dikatakan sebagai orang yang menjelaskan bagaimana cara kerja dari software dan hardware ini.

· Peranan vendor tidak berakhir dengan pelatihan, mereka juga berperan dalam sebuah proyek penting untuk mendukung fungsinya dan harus membuat bagaimana software dan hardware dapat diwujudkan menjadi sistem di perusahaan. Dengan demikian vendor mengerti benar perbedaan dari produk dan dapat membuat saran yang tepat, serta meningkatkan kinerja dari sistem sehingga berdampak pada kinerja perusahaan.

· Implementasi yang sukses memberikan kepuasan kepada klien yang lain, karena adanya perbaikan terus menerus yakni penyesuaian kondisis nyata dengan kondisi sistem yang selalu didukung oleh vendors

· Mereka harus memastikan dan menjamin bahwa sistem yang diaplikasikan semua secara global dan tim implementasi harus melakukan pengecekan terhadap keberhasilan implementasi. Manajemen harus yakin bahwa vendors akan selalu mendukung secara berkelanjutan. Indikator yang digunakan oleh peneliti adalah kecepatan respon vendors memperbaiki kemauan dan penyerahan yang bagus dan lain-lain. Jadi penjual akan terus berpartisipasi di semua tahap dalam implementasi, kebanyakan dalam kemampuan dan partisipasi vendors saat implementasi

4. Kriteria memilih vendor yang layak bisa diketahui dengan mengidentifikasi ventor terlebih dahulu dengan langkah seperti ;

Mengetahui Ciri Vendor Profesional yaitu:

· Memenuhi persyaratan dokumen legal

· Tidak memotong hak-hak tenaga kerja

· Manajemen yang professional

· Pengalaman menangani perusahaan besar

Membuat Daftar Vendor Potensial :
Perusahaan dapat mencari vendor melalui:

· Internet
Lakukan pencarian di google, dan lihat websitenya untuk mendapatkan sedikit gambaran mengenai vendor.

· Kenalan
Minta referensi dari teman anda yang bekerja di perusahaan lain. Vendor outsourcing mana yang mereka pakai dan bagaimana kinerjanya.

Meminta Dokumen Penawaran.
Setelah membuat daftar vendor outsourcing dalam jumlah yang cukup, langkah selanjutnya adalah menghubungi dan meminta dokumen penawaran dari mereka. Dokumen penawaran sedikitnya memuat hal-hal sebagai berikut :

· Pendahuluan
Berisi penjelasan atau jawaban dari vendor mengenai ruang lingkup, sasaran, prioritas, strategi dan persyaratan yang diminta oleh perusahaan. Selain itu, vendor harus menjelaskan keunggulan jasa mereka dibandingkan vendor lain serta strategi yang mereka miliki untuk memastikan kesuksesan proyek outsourcing ini. Bila diperlukan, vendor dapat menjelaskan pengalaman mereka dalam menangani proyek outsourcing yang serupa dengan proyek yang akan dilakukan oleh perusahaan.

· Profil vendor outsourcing
Berisi profil lengkap vendor seperti misi dan visi perusahaan, struktur organisasi, alamat, dokumen legal yang dibutuhkan sebagai perusahaan outsourcing, laporan keuangan, sertifikat/ penghargaan dan sebagainya.

· Bentuk kerjasama
Vendor harus menjelaskan secara terperinci bentuk kerjasama dan langkah-langkah apa saja yang akan dilakukan. Langkah-langkah ini termasuk jasa yang akan diberikan, perencanaan strategis dan operasional proyek outsourcing, rencana rekrutmen dan penempatan, standar penilaian kinerja.

· Perkiraan biaya
Vendor harus menjelaskan secara terperinci besaran dan komponen-komponen biaya apa saja yang akan dan mungkin timbul sebagai akibat pelaksanaan proyek ini. Pastikan bahwa tidak akan ada biaya tersembunyi yang akan ditagihkan saat pelaksanaan proyek outsourcing.

· Referensi perusahaan pengguna
Daftar perusahaan pengguna jasa vendor, lengkap dengan alamat dan nomor telpon PIC serta jenis pekerjaan yang dilakukan vendor di perusahaan tersebut.

Saat menerima dokumen penawaran, langkah pertama yang anda lakukan adalah memeriksa kelengkapan dan materi di dalamnya. Vendor yang tidak menunjukkan keseriusan dalam membuat dokumen penawaran, seharusnya langsung dihapus dari daftar vendor.

Mengevaluasi Vendor
Cara efektif mengevaluasi vendor adalah sebagai berikut:

· Buat kriteria penilaian yang akan diterapkan untuk seluruh vendor.

· Buat tim yang terdiri dari berbagai departemen untuk menilai vendor berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan. Pastikan proses penilaian berlangsung secara objektif.

· Evaluasi hasil dan diskusikan secara terbuka. Jika perlu, libatkan pihak manajemen untuk memberi masukan.

Audit dan Analisis Sistem Informasi Akuntansi

24 Maret 2013

Presentasi 4

0 comments:

Posting Komentar

Absensi :P

Ngobrol Dulu

Arsip Kita

Inside Me

Labels